Umsatzsteuer bei EU-Ausgaben: Erstattung, Reverse Charge & Regeln 2025

Als Selbstständige:r tätigst du möglicherweise Einkäufe außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der EU. In diesem Fall kann die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) auf unterschiedliche Weise gezahlt werden. Im folgenden Artikel erklären wir, wie das funktioniert und wie du die Umsatzsteuer zurückfordern kannst.
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Bei innergemeinschaftlichen Geschäften innerhalb der EU – zum Beispiel, wenn ein deutsches Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land bezieht – kommt häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Dabei wird die Steuerschuldnerschaft umgekehrt: Der Verkäufer stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung. Stattdessen muss der Käufer die Umsatzsteuer seines eigenen Landes berechnen und in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben.

Für dich bedeutet das: Wenn du eine Ware oder Dienstleistung von einem Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat kaufst und dabei deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angibst, erhältst du in der Regel eine Rechnung ohne Umsatzsteuer – also mit einem Steuersatz von 0 %. Du bist dann verpflichtet, die deutsche Umsatzsteuer auf diesen Betrag selbst zu berechnen und im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung zu melden.
Die gute Nachricht: Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du die berechnete Steuer gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen. Das führt dazu, dass unter dem Strich keine Zahllast entsteht. Auch wenn das Verfahren zunächst etwas kompliziert klingt, handelt es sich meist um ein buchhalterisches Nullsummenspiel. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer im Land des Verbrauchs anfällt – also in deinem Land – und gleichzeitig den innereuropäischen Handel zu erleichtern.
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Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst (also Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist), solltest du bei Einkäufen in der EU immer deine eigene USt-Identifikationsnummer angeben. Der ausländische Lieferant oder Dienstleister stellt dir dann keine eigene Umsatzsteuer in Rechnung. Du erhältst stattdessen eine Rechnung mit dem Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld (z.B. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers") und einem Umsatzsteuersatz von 0 %.

Als Kleinunternehmer:in bist du von der Umsatzsteuer befreit – das heißt aber auch, dass du keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückbekommst. Daher ist beim Einkauf im EU-Ausland besondere Vorsicht geboten. Grundsätzlich kannst du als Kleinunternehmer zwar eine USt-Identifikationsnummer beantragen, musst das aber für Einkäufe nicht tun. Im Gegenteil: In den meisten Fällen empfiehlt es sich, keine USt-ID anzugeben, wenn du im Ausland etwas für dein Business kaufst.

Warum? Wenn du deine USt-ID verwendest, stellt der ausländische Verkäufer keine Umsatzsteuer in Rechnung (Reverse Charge greift). Du müsstest dann allerdings die deutsche Umsatzsteuer auf den Nettobetrag an das Finanzamt abführen – trotz Kleinunternehmerstatus. Da du keinen Vorsteuerabzug hast, bleibt diese Steuer als echte Belastung bei dir hängen. Du hättest also nichts gespart, sondern nur extra Bürokratie geschaffen.
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Verzichtest du hingegen auf die Angabe einer USt-ID, behandelt dich der ausländische Anbieter wie eine Privatperson und berechnet die lokale Umsatzsteuer auf der Rechnung. Diese Ausland-Umsatzsteuer zahlst du einfach mit und damit ist der Fall für dich erledigt. Zwar ist auch diese ausländische Steuer ein Kostenfaktor, den du nicht zurückholen kannst, aber du vermeidest zumindest komplizierte Meldungen an das Finanzamt.
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Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer:in ist es meistens sinnvoll, im EU-Ausland Einkäufe ohne USt-ID zu tätigen. So bekommst du ganz normale Bruttorechnungen und musst dich nicht mit Reverse-Charge-Verpflichtungen herumschlagen.

In der Praxis werden dir als Selbstständige:r öfter Belege unterkommen, auf denen ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Typische Beispiele sind Reisekosten: Hotelrechnungen im Ausland enthalten die lokale Mehrwertsteuer, genauso Restaurantbelege, Mietwagenquittungen oder Messe-Tickets in anderen EU-Ländern. Auch wenn du einmal vergessen hast, deine USt-ID anzugeben, kann es passieren, dass ein:e EU-Lieferant:in dir Umsatzsteuer seines Landes berechnet.

In deiner Umsatzsteuervoranmeldung dürfen nur inländische Vorsteuerbeträge und ggf. selbst berechnete Steuer aus Reverse-Charge-Fällen auftauchen. Die Umsatzsteuer, die du z.B. in Frankreich, Italien oder Spanien gezahlt hast, darf dort nicht eingetragen werden.
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Für deine Buchhaltung bedeutet das: Du verbuchst solche Ausgaben zum Bruttobetrag. Der volle Rechnungsbetrag inklusive der ausländischen Steuer ist dann eine Betriebsausgabe. Einen Vorsteuerabzug gibt es hierbei nicht. Als umsatzsteuerpflichtige:r Unternehmer:in hast du also einen finanziellen Nachteil, wenn du ausländische USt zahlst, da du sie nicht wie deutsche Vorsteuer zurückholen kannst. Als Kleinunternehmer:in bist du diesen Umgang bereits gewohnt – du verbuchst ohnehin alle Kosten brutto, da du nirgends Vorsteuer abziehst.

Allerdings gibt es für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eine Möglichkeit, sich gezahlte ausländische Umsatzsteuer doch erstatten zu lassen.

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Zum Glück müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmer die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer nicht zwangsläufig als Kosten abschreiben. Es gibt das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren: Darüber kannst du dir die in anderen Ländern der EU gezahlte Umsatzsteuer von diesen Staaten zurückholen.

Für EU-Länder funktioniert das relativ komfortabel über einen Online-Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Du reichst dabei elektronisch die Belege aus dem Ausland ein und stellst einen Erstattungsantrag. Wichtig: Das geht nur, wenn du in Deutschland zum Vorsteuerabzug berechtigt bist (also kein Kleinunternehmer) und im betreffenden Zeitraum in dem anderen Land nicht selbst umsatzsteuerlich registriert warst. In der Regel musst du den Antrag bis zum 30. September des Folgejahres einreichen, um die Vorsteuer des Vorjahres erstattet zu bekommen.

In der Praxis lohnt sich dieses Verfahren vor allem, wenn größere Auslandsbeträge zusammenkommen – zum Beispiel, wenn du auf einer ausländischen Messe hohe Standgebühren mit USt gezahlt hast oder viele Hotel- und Tankrechnungen im EU-Ausland hattest. Bei kleineren Beträgen ist der bürokratische Aufwand oft nicht im Verhältnis zum Ertrag.
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Für außerhalb der EU gezahlte Umsatzsteuer (z.B. auf Geschäftsreisen in Drittländer) gibt es ebenfalls Erstattungsmöglichkeiten, diese sind jedoch je nach Land unterschiedlich geregelt und meist direkt im jeweiligen Land zu beantragen.

Wichtig: Als Kleinunternehmer:in kannst du am Vorsteuervergütungsverfahren leider nicht teilnehmen, da du in Deutschland keinen Vorsteuerabzug geltend machst. Für dich bleiben Auslands-Umsatzsteuerbeträge daher endgültig Teil der Betriebsausgaben.

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Bei Fragen kannst du dich jederzeit direkt im Chat an einen unserer Steuer-Coaches wenden oder uns per E-Mail an support@accountable.eu kontaktieren.