Lorsque vous êtes indépendant en Belgique, vous pouvez engager des frais de location pour des bâtiments, bureaux, espaces de travail… utilisés dans le cadre de votre activité. Toutefois, la déductibilité de ces coûts dépend fortement du type de contrat de location que vous avez conclu ainsi que de la manière dont les locaux sont utilisés (bureau dédié, usage mixte privé/professionnel, etc.).
On distingue généralement :
Un bail commercial (pour des locaux professionnels, entièrement destinés à un usage professionnel)
Un bail résidentiel normal (pour un logement ou une situation de bureau à domicile)
Cette distinction est importante car l’administration fiscale traite ces deux catégories différemment : description de l’usage dans le contrat, mode de déclaration des revenus par le propriétaire (professionnels vs. résidentiels) et proportion d’usage professionnel.
1. Contrat de location commercial
1.1. Lorsque le contrat concerne clairement des locaux professionnels
Si vous louez un espace de travail dédié (bureau, locaux professionnels) sous un contrat qui indique clairement un usage professionnel, vous êtes dans une situation simple et sûre. Dans ce cas, vous pouvez considérer la totalité du loyer comme une dépense professionnelle déductible. Vous devez toutefois conserver le contrat, les factures, preuves de paiement, etc.
Le propriétaire d’un bien utilisé professionnellement est imposé sur le revenu locatif réel. Autrement dit, il paie davantage d’impôts que dans le cas d’une location résidentielle.
Si le propriétaire est une société, les revenus locatifs seront imposés dans l’impôt des sociétés.
1.2. Dépenses déductibles au-delà du loyer
Lorsque votre activité se déroule dans un espace loué à des fins commerciales, la plupart des dépenses professionnelles liées à ces locaux sont entièrement déductibles, car les lieux sont exclusivement professionnels.
Frais de services publics : eau, gaz, électricité, chauffage
Ces coûts sont entièrement déductibles. Il est nécessaire de conserver les factures et preuves.
Internet, téléphone, logiciels, équipement
Internet et téléphone : entièrement déductibles, l’espace étant 100 % professionnel.
Logiciels et matériel de bureau : ordinateurs portables, écrans, bureaux, chaises ergonomiques, ainsi que lampes, plantes, mobilier d’accueil et décorations… tout ce qui améliore l’espace professionnel est déductible.
Assurance du matériel : entièrement déductible.
2. Contrat de location résidentiel
2.1. Lorsque vous louez une partie de votre logement (bureau à domicile)
La situation devient plus complexe lorsque vous utilisez une partie de votre logement loué à des fins professionnelles. Les questions-clés sont :
Le contrat autorise-t-il l’usage professionnel ? Quelle proportion de la surface est professionnelle vs. privée ? La fiscalité exige de la clarté.
Cela signifie que vous NE pouvez PAS déduire votre loyer sauf si une partie du logement est officiellement désignée comme usage professionnel dans le contrat.
En effet, cela modifie la manière dont le propriétaire est imposé.
Pour les locations résidentielles, le propriétaire est imposé sur le revenu cadastral indexé du bien. S’il existe un usage professionnel déclaré, il peut être imposé sur le revenu réel, ce qui est moins avantageux pour lui.
En pratique :
Le contrat doit indiquer explicitement la partie des locaux destinée à l’usage professionnel.
Vous ne pouvez déduire que la partie du loyer correspondant à l’usage professionnel.
Si le contrat ou l’enregistrement n’est pas correct, la déduction peut être refusée et créer un risque de contrôle.
Si le contrat est strictement résidentiel et interdit l’usage professionnel, vous ne pouvez pas déduire le loyer.
Vous devez obtenir l’accord écrit du propriétaire pour autoriser l’usage professionnel.
Sans cet accord, aucune déduction n’est possible.
2.2. Dépenses déductibles au-delà du loyer
Pour les indépendants travaillant à domicile, les dépenses doivent être déduites proportionnellement à la partie professionnelle.
Services publics : eau, gaz, électricité, chauffage
Déductibles en proportion de la surface utilisée professionnellement. Exemple : bureau = 15 % de la surface → 15 % des frais déductibles.
Internet, téléphone, logiciels, équipement
Internet : déductible selon le pourcentage d’utilisation professionnelle.
Exemple : usage professionnel 5 jours sur 7 → 5/7 déductible.Mobilier et matériel de bureau : ordinateur, écran, bureau, chaise ergonomique… déductibles dans la mesure où ils servent l’activité.
Assurance du matériel : déductible selon la proportion professionnelle.
3. Comment encoder votre loyer dans Accountable
Si vous payez en une seule fois la partie privée et professionnelle du loyer, indiquez les montants séparés dans la communication de votre virement bancaire.
Ensuite, téléchargez la preuve de paiement mensuelle et importez-la sous la catégorie :
“Locaux professionnels → Loyers” pour le montant correspondant à l’usage professionnel.
Ce type de dépense est exonéré de TVA, sélectionnez donc 0 % TVA avec la raison :
“Cet élément est exempté de TVA.”
Pour un bail commercial, vous pouvez encoder les paiements mensuels de la même manière.
4. Règles pratiques essentielles
Documenter clairement : Le contrat doit indiquer la partie professionnelle, le montant du loyer professionnel, etc.
Ratio de surface : Lorsque seule une partie du logement est professionnelle, calculez (m² professionnels ÷ m² totaux) et appliquez ce ratio aux frais. L’administration peut vérifier.
Obligations d’enregistrement : Depuis 2024 (revenus 2023), une nouvelle annexe (formulaire 270 MLH) doit être complétée pour déduire des frais de location. Plus de information: Link
Conséquences fiscales pour le propriétaire : Une déclaration d’usage professionnel peut entraîner une imposition moins favorable pour lui. Certains propriétaires peuvent refuser.
Éviter le risque de contrôle : Une déduction trop élevée sans justification solide peut attirer l’attention du fisc.
Tableau récapitulatif
Situation | Loyer déductible ? | Conditions | Part déductible typique |
Locaux professionnels dédiés (bail commercial) | Oui, généralement 100 % | Contrat professionnel, pas d’usage privé significatif | ~100 % |
Bureau à domicile sous contrat reconnaissant l’usage professionnel | Oui, mais partiel | Clause d’usage professionnel, ratio mesurable, propriétaire informé | Ratio professionnel (souvent jusqu’à ±15 %) |
Logement loué sous bail résidentiel sans clause professionnelle | Non (ou très risqué) | Aucun usage professionnel reconnu | 0 (ou refusé) |