Een belastingcontrole betekent niet noodzakelijk dat je iets verkeerd hebt gedaan, maar gewoon dat de overheid je cijfers eens goed wil bekijken.
We hebben deze stap-voor-stapgids gemaakt om je te helpen om een controle rustig en zelfverzekerd tegemoet te treden.
📨 Lees de brief zorgvuldig door
📂 Verzamel de gevraagde documenten
🔎 Controleer alles nogmaals
🤝 Wees transparant en coöperatief
🗂️ Blijf georganiseerd tijdens de controle
✅ Na de controle
💼 Wees het hele jaar door klaar voor controles
⚙️ De moderne belastingcontrole
De Belgische belastingcontroles zijn veranderd. In plaats van een inspecteur die met ordners en checklists langskomt, ontvangt je vaak digitale vragenlijsten met zeer specifieke verzoeken.
De belastingdienst maakt nu gebruik van datamining en algoritmen om onregelmatigheden op te sporen door je btw-aangiften, inkomensverklaringen, sociale gegevens en zelfs bankgegevens te vergelijken.
💡 Wat dit voor jou betekent:
Controles zijn nu meer gericht en gegevensgericht.
Je wordt gevraagd om precieze documenten of uitleg, niet om algemene overzichten.
Je boekhouding digitaal, gestructureerd en transparant houden is de beste manier om klaar te zijn voor een controle.
1.📨 Lees de brief zorgvuldig door
Het eerste wat je moet doen, is goed begrijpen wat de overheid precies vraagt.
Let op:
De periode waarover het gaat (bijvoorbeeld het inkomstenjaar 2022)
Voor de personenbelasting of vennootschapsbelasting: meestal 3 jaar na het belastingjaar; verlengd tot 7 jaar als er fraude wordt vermoed.
Voor btw: over het algemeen 3 jaar, of 7 jaar in geval van vermoeden van fraude.
De betreffende belastingen: btw, personenbelasting, of beide.
De gevraagde documenten.
De uiterste indieningsdatum.
💡 Tip: Je kunt de brief van de accountant rechtstreeks uploaden in het gedeelte Documenten van Accountable. Onze AI-assistent maakt er een samenvatting van en vertelt je welke informatie vereist is. |
💡 Tip: Je kunt ook contact opnemen met de controleur als je opheldering nodig hebt of als je om uitstel wilt vragen. Dit is toegestaan als je een geldige reden hebt (bijvoorbeeld wachten op de beschikbaarheid van je boekhouder). |
2. 📂 Verzamel de gevraagde documenten
In België vragen controleurs doorgaans om:
Jouw uitgegeven en ontvangen facturen
Bewijzen van betalingen (bankafschriften)
Onkostennota's en andere bewijsstukken
BTW-aangiften en de jaarlijkse klantenlijst
Aangiften inkomstenbelasting en boekhoudkundige gegevens
De controleur heeft het recht om alle documenten op te vragen die nodig zijn om jouw belastbaar inkomen vast te stellen, inclusief digitale gegevens zoals e-mails of voorraadlijsten.
Bij btw-controles worden vaak bankafschriften gecontroleerd, maar btw-controleurs hebben doorgaans speciale toestemming nodig om toegang te krijgen tot bepaalde financiële informatie (zoals privébankrekeningen).
Als je Accountable gebruikt, zijn de meeste van deze zaken al voor je geregeld. Ga simpelweg naar het betreffende btw-kwartaal (bijvoorbeeld K3 van 2025) → ga naar ‘Indienen’ → klik op ‘downloaden’ → selecteer het bestandstype dat je wilt exporteren.
3. 🔎 Controleer alles nogmaals
Voordat je iets verstuurt, moet je ervoor zorgen dat je gegevens consistent en volledig zijn:
De totalen op je facturen (excl. btw indien van toepassing) komen overeen met je opgegeven inkomen.
Elke uitgave wordt ondersteund door een geldig document.
De btw wordt correct toegepast en gerapporteerd.
Zakelijke en privé-transacties zijn duidelijk gescheiden.
📘 Waarom dit belangrijk is:
Kleine inconsistenties kunnen aanleiding geven tot extra vragen of vertragingen. Het tonen van duidelijke, goed gestructureerde gegevens wekt vertrouwen en zorgt ervoor dat jouw controle soepel verloopt.
Bij controles van de personenbelasting of vennootschapsbelasting kunnen de autoriteiten zelf duidelijke materiële fouten corrigeren (bijvoorbeeld eenvoudige reken- of transcriptiefouten, geen interpretatiefouten of ontbrekende gegevens).
4. 🤝 Wees transparant en coöperatief
Auditors van FOD Financiën waarderen eerlijkheid en professionaliteit.
Als je een fout hebt gemaakt, leg dit dan duidelijk uit en verstrek de gecorrigeerde cijfers of documenten.
💡 Tip: Leg alle communicatie schriftelijk vast (e-mail is prima). Zo kun je er later indien nodig op terugvallen. Blijf altijd beleefd en zakelijk. |
5. 🗂️ Blijf georganiseerd tijdens de controle
Als de controle ter plaatse of digitaal plaatsvindt, structureer je bestanden dan per jaar en categorie.
Als er aanvullende informatie wordt gevraagd, verschaf die dan onmiddellijk.
💡 Tip: Bij btw-controles kan de administratie tot 3 jaar teruggaan, of tot 7 jaar in geval van vermoedelijke fraude. Door een duidelijk archief bij te houden (ook digitaal) kunt je snel reageren. |
6. ✅ Na de controle
Zodra de controle is afgerond, kan de FOD Financiën je verschillende documenten sturen, afhankelijk van de bevindingen.
Zo begrijp je deze 👇
🧾 Als je een Verslag van Vaststelling ontvangt
Dit is een officieel rapport waarin de bevindingen van de controleur worden samengevat: inconsistenties, ontbrekende documenten of feitelijke bevindingen.
Het dient als bewijs, maar verandert nog niets aan jouw fiscale situatie.
Je kunt:
Bekijk de bevindingen zorgvuldig en stuur toelichtingen of ontbrekende documenten op.
Corrigeer eventuele fouten vrijwillig.
Houd er rekening mee dat de belastingdienst deze bevindingen later kan gebruiken om administratieve boetes op te leggen (voornamelijk in btw-zaken).
De Verklaring van Vaststelling is nog geen belastingaanpassing. |
✉️ Als je een Kennisgeving van Wijziging ontvangt
Als de administratie van plan is jouw belastingaangifte te wijzigen, sturen ze je een schriftelijk voorstel met een uitleg waarom.
Je hebt dan twee opties:
✅ Als je akkoord gaat: onderteken het voorstel en betaal eventuele extra belasting (plus eventuele rente voor te late betaling).
❌ Als je niet akkoord gaat: je kunt weigeren te tekenen en hebt 30 dagen de tijd om schriftelijk te reageren met je uitleg of bewijs.
Als je niet binnen die maand reageert, kan de administratie overgaan tot een officiële aanslag ('aanslagbiljet') op basis van de informatie waarover zij beschikt.
Als het meningsverschil blijft bestaan, kan de administratie een aanslagbiljet opstellen.
Vanaf dat moment heeft je zes maanden de tijd om een administratief beroep in te dienen (Bezwaar).
Indien nodig kun je later naar de rechter stappen, maar dat is zelden nodig.
📊 Samenvatting van de resultaten
Document | Wat het betekent | Acties die kunt ondernemen |
Verslag van vaststelling | De controleur legt feitelijke observaties vast (geen onmiddellijke belastingaanpassing). | Controleer en geef indien nodig uitleg. Geef uitleg of verstrek ontbrekende documenten. |
Kennisgeving van wijziging | De belastingdienst stelt voor om je aangifte of cijfers te wijzigen. | Ga akkoord en onderteken, of ga niet akkoord en reageer binnen 30 dagen. |
Aanslagbiljet | Het nieuwe (of gecorrigeerde) belastingbedrag wordt officieel vastgesteld. | Je kunt binnen 6 maanden een administratief beroep indienen. |
🗣️ Documenten worden meestal verzonden in de officiële taal van de belastingplichtige (Frans, Nederlands of Duits).
7. 💼 Wees het hele jaar door klaar voor controles
Je kunt een belastingcontrole niet altijd voorkomen, sommige zijn willekeurig, maar je kunt je wel voorbereiden:
Houd zakelijke en privé-transacties gescheiden (idealiter op verschillende bankrekeningen).
Voeg bewijsstukken toe aan elke uitgave in Accountable.
Controleer je btw-aangiften voordat je ze indient (eenvoudig dankzij de automatische belastingcontroles).
Exporteer je documenten regelmatig en maak back-ups.
Omdat controleurs documenten kunnen opvragen die tot 3 jaar teruggaan, en tot 7 jaar in geval van vermoedelijke fraude, moet je je administratie minstens zo lang goed bewaren.
📁 Met Accountable worden jouw gegevens digitaal opgeslagen, voorzien van een tijdsaanduiding en georganiseerd, zodat je altijd klaar bent als de belastingdienst langskomt.
Als je meer hulp nodig hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via
belastingcoach@accountable.eu 💜