Wenn du als Selbstständige:r Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen Ländern der Europäischen Union (EU) lieferst oder erbringst, ist die Zusammenfassende Meldung (ZM) ein wichtiges Thema für dich. In diesem Artikel erklären wir dir, was die ZM ist, wann du sie abgeben musst und was du beachten solltest.
Was ist die Zusammenfassende Meldung (ZM)?
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine Pflichtmeldung, die du als Unternehmer:in einreichen musst, wenn du Waren oder Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufst. Sie listet die umsatzsteuerfreien Verkäufe auf, die du innerhalb der EU getätigt hast, und dient der Sicherstellung, dass die Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird. Dies erfolgt über das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren, bei dem dein Kunde bzw. deine Kundin die Umsatzsteuer im eigenen Land bezahlt.
Warum gibt es die ZM?
Die ZM dient als Kontrollmechanismus zur Sicherstellung, dass die Umsatzsteuer korrekt zwischen den EU-Mitgliedstaaten abgeführt wird. Ohne diese Meldung könnte es zu Missverständnissen kommen, wer die Umsatzsteuer abführen muss, da Unternehmen innerhalb der EU in der Regel ohne Umsatzsteuer verkaufen. Durch die ZM wird der grenzüberschreitende Waren- und Dienstleistungsverkehr für die Steuerbehörden transparent gemacht.
Wer muss eine ZM abgeben?
Die Meldepflicht gilt für alle Unternehmer:innen, die innerhalb der EU Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen verkaufen. Zu den betroffenen Personen gehören unter anderem Freiberufler:innen, Gewerbetreibende, Land- und Forstwirt:innen.
Die ZM muss für folgende Geschäfte abgegeben werden:
Innergemeinschaftliche Lieferungen: Warenlieferungen zwischen EU-Mitgliedstaaten.
Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte: Transaktionen zwischen drei Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern.
Sonstige nicht steuerbare innergemeinschaftliche Leistungen: Dienstleistungen, die in einem anderen EU-Land an ein Unternehmen erbracht werden.
In folgenden Fällen musst du keine ZM abgeben:
Kleinunternehmer:innen: Wenn du die Kleinunternehmerregelung anwendest und keine Umsatzsteuer erhebst, bist du von der ZM-Pflicht befreit.
Lieferungen an Privatpersonen: Wenn du an Privatpersonen in der EU lieferst, musst du keine ZM abgeben.
Welche Angaben sind in der ZM erforderlich?
In der Zusammenfassenden Meldung müssen folgende Angaben gemacht werden:
Deine Unternehmensdaten: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID.
Meldezeitraum: in aller Regel das Kalendervierteljahr.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines:deiner Kunden: Die USt-IdNr. des Empfängers der Lieferung oder Leistung.
Rechnungsbeträge: Die Summe der umsatzsteuerfreien Lieferungen und Leistungen.
Art des Umsatzes: Innergemeinschaftliche Lieferung, Dreiecksgeschäft oder sonstige Leistung.
Wichtig: Du musst sicherstellen, dass die Umsatzsteuer-ID deines:deiner Kund:in korrekt ist, da du sonst für die Umsatzsteuer aufkommen musst.
Wie wird die ZM abgegeben?
Du kannst die ZM direkt über Accountable einreichen. Falls du B2B-Umsätze innerhalb der EU hattest, wird die ZM auf der Steuerseite in der App sichtbar. Gehe einfach wie folgt vor:
Gehe zur Steuerseite: Dort siehst du die ZM-Meldung, falls du innergemeinschaftliche Umsätze hattest.
Überprüfe die Steuerdaten: Klicke auf die ZM-Meldung und gehe die Steuerüberprüfung durch. Überprüfe die angegebenen Daten in der Übermittlung.
Sende die ZM ans Finanzamt: Nachdem du die Daten überprüft hast, kannst du einfach auf "Ans Finanzamt senden" klicken, um die ZM direkt zu übermitteln.
Fristen für die ZM
Die Abgabefrist für die ZM endet grundsätzlich am 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums. Das bedeutet, wenn du deine ZM monatlich abgibst, musst du sie bis zum 25. des Folgemonats einreichen. Für vierteljährliche Abgaben ist der 25. des ersten Monats des folgenden Quartals die Frist.
Achtung: Sobald du die 50.000-Euro-Grenze an innergemeinschaftlichen Lieferungen in einem Quartal überschreitest, bist du verpflichtet, zur monatlichen Abgabe der ZM zu wechseln – und zwar beginnend ab dem Monat, in dem die Grenze überschritten wurde.
Korrekturen der ZM
Falls du nach Abgabe der ZM einen Fehler entdeckst, z.B. eine falsche Umsatzsteuer-ID oder eine Änderung des Rechnungsbetrags, musst du die ZM korrigieren. Diese Korrektur muss innerhalb eines Monats nach Feststellung des Fehlers erfolgen.
Was passiert, wenn du die ZM versäumst?
Wenn du die ZM verspätet einreichst, kann dies zu einem Verspätungszuschlag oder Bußgeld führen. In schwerwiegenden Fällen kann sogar ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro verhängt werden. Es ist daher wichtig, die Fristen zu beachten.
Zusammenfassung
Die ZM ist eine wichtige Pflichtmeldung für Selbstständige in Deutschland, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder Dienstleistungen an Unternehmen in der EU erbringen. Du musst die ZM bis spätestens 25 Tage nach Ablauf des Meldezeitraums über Accountable einreichen. Achte darauf, dass du die Umsatzsteuer-ID deines:deiner Kund:in korrekt angibst und die Fristen einhältst, um Strafen zu vermeiden.