Damit eine Ausgabe steuerlich anerkannt wird, muss sie durch einen ordnungsgemäßen Beleg 📄 nachgewiesen werden. Das kann eine Rechnung 💳 oder eine Quittung 🧾 sein. Nur wenn bestimmte Pflichtangaben enthalten sind, kannst du die Ausgabe als Betriebsausgabe 📊 in deiner Buchhaltung geltend machen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung (nach § 14 UStG)
Damit das Finanzamt deine Rechnung anerkennt, muss sie folgende Informationen enthalten:
Dein vollständiger Name und Anschrift
des Leistungserbringers (also von dir)
und des Leistungsempfängers (deines Kunden)
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eindeutige Rechnungsnummer
fortlaufend, einmalig, zur Nachvollziehbarkeit
Leistungsbeschreibung
Art und Umfang deiner gelieferten Ware oder Dienstleistung
Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Beispiel: 19 % oder 7 %
Wenn du Kleinunternehmer ist: Hinweis auf § 19 UStG (keine Umsatzsteuer)
Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
Pflichtangaben auf einer Quittung oder einem Kassenbon
Bei kleineren Ausgaben (z. B. im Einzelhandel) reicht oft ein Kassenbon oder eine Quittung aus. Diese sollte enthalten:
Name und Anschrift des Händlers
Ausstellungsdatum
Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
Betrag (inkl. Umsatzsteuer)
Umsatzsteuersatz
⚠️ Bei Beträgen über 250 € brutto gelten die gleichen Pflichtangaben wie bei einer Rechnung (sogenannte „Rechnung über Kleinbeträge“ nach § 33 UStDV).
Das Finanzamt akzeptiert auch digitale Belege 💻📱 (PDFs, Scans oder Fotos). Wichtig ist, dass sie unverändert aufbewahrt 📦 und ordnungsgemäß verbucht 🧾 werden.
Tipp: Die Steuer-Checks von Accountable
Die intelligenten Steuer-Checks von Accountable sorgen dank KI dafür, dass dir auch keine Quittungen über 250 € entgehen, die als die als normale Rechnung (im Web) erfasst werden sollten.
So fügst du einen vorhandenen Beleg als Ausgabe hinzu
Wenn du eine Geschäftsausgabe hast und den Beleg oder eine Rechnung von einem Anbieter hast:
App öffnen oder im Web einloggen
„+ Neue Ausgabe hochladen“ oder "Ausgabe manuell erstellen" wählen
Beleg fotografieren oder hochladen
Angaben wie Betrag, Datum und Kategorie prüfen
Accountable erkennt automatisch, ob die Pflichtangaben vorhanden sind
Die Ausgabe wird deiner Buchhaltung und ggf. deiner Umsatzsteuervoranmeldung zugeordnet
Häufige Fehler, die du vermeiden solltest ❌
Du speicherst zu viele Ausgaben ohne Belege oder Quittung
Kein Leistungszeitraum angegeben
Barquittungen über 250 € ohne vollständige Angaben
Wenn diese Angaben fehlen, ist es möglich, dass das Finanzamt die Ausgabe nicht anerkennt. ⚠️
Fazit
Damit das Finanzamt deine Ausgaben und Rechnungen problemlos anerkennt, müssen alle Belege die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. Für Rechnungen über 250 € gelten strengere Vorgaben – fehlen einzelne Angaben wie Leistungsbeschreibung, Rechnungsnummer oder Umsatzsteuersatz, kann der steuerliche Abzug verloren gehen.
Aber keine Sorge 😎: Mit den KI-gestützten Steuer-Checks von Accountable sind deine Quittungen und Belege vollständig ✅ und korrekt als Rechnung erfasst. So bleibt deine Buchhaltung sauber 🧹, vollständig 📚 und finanzamtssicher 🏛️.
Bei Fragen dazu schreib uns gerne unter steuer-coach@accountable.eu