In Deutschland sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für bestimmte Unternehmen und Behörden inzwischen verpflichtend. Damit deine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen. Mit Accountable kannst du E-Rechnungen einfach, sicher und vollständig GoBD-konform erstellen. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine E-Rechnung richtig erstellst. So bist du auf der sicheren Seite und vermeidest mögliche Probleme bei der Steuerprüfung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die vollständig elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, also nicht auf Papier. Sie muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird, darunter GoBD-Konformität, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit. E-Rechnungen erleichtern die digitale Buchhaltung und sparen Zeit, da sie direkt in Finanzsoftware verarbeitet werden können.
Was sind die Voraussetzungen für eine gültige E-Rechnung?
Damit deine elektronische Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird, muss sie:
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten, z. B.:
Vollständiger Name und Anschrift von dir (Leistungserbringer) und deinem Kunden
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung
Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Zahlungsbedingungen
Unverändert aufbewahrt werden:
Die Rechnung muss während der Aufbewahrungsfrist im Originalformat (z. B. PDF) digital gespeichert werden
Änderungen oder nachträgliche Bearbeitungen dürfen nicht möglich sein (GoBD-konform)
Nachvollziehbar und prüfbar sein:
Alle Daten müssen eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können
Sie müssen jederzeit vom Finanzamt geprüft werden können
So erstellst du eine E-Rechnung in Accountable
Schritt 1: Neue Rechnung anlegen
Öffne die Accountable App oder die Web-Version
Gehe zu Rechnungen → Neue Rechnung erstellen
Schritt 2: Kundendaten eingeben
Nun kannst du die Rechnungsvorlage ganz entspannt anpassen
Füge die Details deines Kunden und deine eigenen hinzu
Diese Daten werden automatisch gespeichert, sodass du sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben musst
Schritt 3: Leistungsbeschreibung hinzufügen
Gib die Details deiner erbrachten Leistung oder des Produkts an, also Beschreiung, Anzahl und Preis
Rechnungsnummer und Leistungsdatum werden automatisch ausgefüllt, du kannst sie aber jederzeit anpassen
Schritt 4: Betrag und Umsatzsteuer angeben
Accountable berechnet automatisch den Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
Wähle den passenden Umsatzsteuersatz (z. B. 19 %, 7 % oder 0 %)
Schritt 5: Rechnung prüfen und senden
Wenn du alles eingetragen hast, kannst du die Rechnung entweder als ZUGFeRD oder XRechnung speichern und versenden
Accountable generiert außerdem ein PDF, wenn du die Rechnung speichern möchtest
Du kannst die E-Rechnung also direkt per E-Mail an den Kunden senden oder zunächst als Download speichern
4. Speicherung und Nachweis für das Finanzamt
Sobald du eine E-Rechnung in Accountable erstellst und versendest, wird sie automatisch GoBD-konform archiviert. Das bedeutet, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert gespeichert wird und jederzeit abrufbar ist – egal, ob für dich selbst oder für das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Du kannst die Rechnung bei Bedarf einfach exportieren oder als PDF herunterladen. Achte darauf, das PDF nach dem Versand nicht mehr zu verändern, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. So hast du jederzeit einen vollständigen Nachweis über deine Rechnungen, erfüllst die gesetzlichen Anforderungen und bist optimal auf Prüfungen vorbereitet.
5. Häufige Fragen – FAQ
💡 Kann ich meine E-Rechnung einfach per E-Mail verschicken?
Ja, das ist erlaubt. Wichtig ist, dass der Empfänger der E-Rechnung zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, zum Beispiel indem die Rechnung bezahlt wird.
💡 Muss die Rechnung digital signiert sein?
Nein. Seit 2011 ist keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich. Die Echtheit der Rechnung und ihre Unveränderbarkeit werden heute durch GoBD-konforme Speicherung sichergestellt.
💡 Sind die E-Rechnungen, die ich mit Accountable erstelle, vom Finanzamt anerkannt?
Ja! Mit Accountable erstellst du E-Rechnungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Sie sind einfach zu erstellen, sicher gespeichert und werden vom Finanzamt akzeptiert.
💡 Kann ich die Rechnung nachträglich bearbeiten?
Nein. Nach dem Versand darf das Dokument nicht mehr verändert werden, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten.