In Deutschland sind E-Rechnungen für bestimmte Unternehmen und Auftraggeber seit einigen Jahren verpflichtend. Die Verpflichtung hängt davon ab, ob du für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) oder private Geschäftskunden Rechnungen ausstellst. Die zentrale Fristregelung ist:
Bundesverwaltung: seit 27. November 2020 verpflichtend für Rechnungen an Behörden
Länder und Kommunen: stufenweise, teils bereits seit 2021, teils ab 2025
Private Unternehmen: keine generelle Pflicht, aber gesetzliche Vorteile bei strukturierter elektronischer Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung möglich)
Wer ist betroffen?
1. Öffentliche Auftraggeber (B2G)
Die B2G-ERechnungspflicht (Business-to-Government) betrifft alle Rechnungen, die an öffentliche Einrichtungen geschickt werden:
Bundesministerien, Bundesämter, nachgeordnete Behörden
Landes- und Kommunalbehörden, abhängig von Bundesland und Zeitpunkt der Einführung
Förderempfänger öffentlicher Mittel, wenn die Rechnung im Rahmen einer öffentlichen Förderung erstellt wird
Hinweis: Die Pflicht gilt auch für Kleinbeträge ab 1 €, sobald es sich um eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber handelt.
2. Private Unternehmen (B2B)
Für den B2B-Bereich gibt es derzeit keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen. Unternehmen können freiwillig E-Rechnungen nutzen, z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, um den Rechnungsprozess zu vereinfachen und die Digitalisierung zu fördern.
EU-Richtlinie und deutsche Umsetzung
EU-Richtlinie 2014/55/EU: Legt fest, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen in standardisiertem Format empfangen können müssen
E-Rechnungsgesetz & ERechV (Deutschland): Setzen die EU-Vorgaben um, verpflichtend ab 27. November 2020 auf Bundesebene
XRechnung 3.0: Aktuelles nationales Standardformat seit 1. Februar 2025 für Rechnungen über Peppol an öffentliche Auftraggeber
Alle öffentlichen Auftraggeber müssen Rechnungen elektronisch im standardisierten Format annehmen.
Deadlines im Überblick
Auftraggeber | Frist / Pflicht | Format & Hinweise |
Bundesbehörden (Bund) | ab 27.11.2020 | XRechnung; Peppol empfohlen |
Länder & Kommunen | stufenweise, teilweise ab 2021, teils bis 2025 | XRechnung oder ZUGFeRD 2.1.1 im Profil „XRechnung“ |
Private Unternehmen (B2B) | freiwillig | ZUGFeRD oder XRechnung möglich, aber nicht verpflichtend |
Ab 1. Februar 2025 gilt für Rechnungen über Peppol in Deutschland das XRechnung 3.0 National Ruleset. Frühere Versionen werden nicht mehr akzeptiert.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Ablehnung der Rechnung: PDF-Rechnungen oder nicht konforme XML-Dateien werden von Behörden nicht akzeptiert
Verzögerte Zahlungen: Ohne gültige E-Rechnung fließt kein Geld
Vertragliche Sanktionen: Je nach Auftraggeber können zusätzliche Fristen oder Vertragsstrafen gelten
Zusammenfassung
E-Rechnungen sind Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Bund, Länder, Kommunen)
Deadlines variieren: Bund seit 2020, Länder/Kommunen stufenweise bis 2025
Private Unternehmen: freiwillig, aber empfohlen für effizientere digitale Prozesse
Format: XRechnung 3.0 ist Standard für öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD 2.1.1 optional für B2B
💡 Tipp: Nutze Tools wie Accountable, um sicherzustellen, dass deine E-Rechnungen alle Pflichtfelder enthalten, korrekt validiert werden und rechtzeitig an die Empfänger gelangen.