Bedrijfsactiva zoals auto's, laptops, machines of andere apparatuur vormen vaak een belangrijke investering in je onderneming. Maar wat gebeurt er wanneer zo’n activum gestolen wordt of definitief stukgaat? Hoe registreer je dit correct in Accountable? En hoe ga je om met een verzekeringsuitkering?
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee door het volledige proces: hoe je het verlies registreert, wat er gebeurt met de afschrijving, hoe je de verzekeringsuitkering boekt en wat de fiscale impact kan zijn. Heldere voorbeelden worden doorheen het artikel gebruikt.
1. Wat moet je doen wanneer een activa gestolen of onherstelbaar beschadigd is?
De eerste stap is het activa in Accountable te markeren als verloren of kapot. Je doet dit als volgt:
Klik op "afschrijving":
Klik op de investering en markeer deze als "verloren of kapot":
Noteer vervolgen de exacte datum waarop de investering gestolen is geweest of kapot is gegaan:
Welke documenten moet je bewaren?
Je kunt de documenten niet rechtstreeks aan het activum koppelen, maar je moet ze wel bewaren in je documentopslag:
Het officiële politierapport (bij diefstal)
Foto’s of schadeverklaringen
Alle andere relevante bewijsstukken
Deze documenten zijn cruciaal, zeker als de belastingdienst tijdens een controle om aanvullende informatie vraagt. Ze bewijzen dat het activum niet langer beschikbaar is voor zakelijk gebruik.
Voorbeeld
Je bedrijfswagen wordt op 12 november 2025 gestolen. Je markeert de wagen als “verloren” met deze datum en bewaart het politierapport in je documentatie.
2. Mag je blijven afschrijven na de diefstal of schade?
Nee, de afschrijving stopt op de datum waarop het activa gestolen of onbruikbaar wordt. Een activa moet economisch beschikbaar zijn om het te mogen afschrijven. Zodra dit niet langer het geval is, vervalt dit recht.
Voorbeeld
Je bedrijfswagen wordt in 5 jaar afgeschreven.
De diefstal vindt plaats op 12 november 2025.
Afschrijving tot 12/11/2025: toegestaan
Afschrijving daarna: niet toegestaan
Deze regel geldt ongeacht hoe lang de verzekeraar nodig heeft om de claim te verwerken.
3. Maakt het uit of de verzekering uitbetaalt in 2025 of 2026?
Ja, dat maakt uit. De datum van uitbetaling bepaalt in welk boekjaar de opbrengst moet worden opgenomen.
Verzekeraar betaalt in 2025 → opbrengst in 2025
Verzekeraar betaalt in 2026 → opbrengst in 2026
Dit beïnvloedt dus de winst van dat jaar.
Voorbeeld
De verzekerde restwaarde van het gestolen voertuig bedraagt €28.000.
Uitbetaling op 29 december 2025 → geboekt in 2025
Uitbetaling op 15 januari 2026 → geboekt in 2026
De diefstaldatum bepaalt niet het boekjaar, de uitbetalingsdatum wel.
4. Hoe registreer je de verzekeringsuitkering?
Een verzekeringsuitkering voor een gestolen of verloren activum is geen omzet uit verkoop. Het is een "inkomst zonder factuur".
In de app registreer je:
➡️ "voeg een inkomst zonder factuur toe":
➡️ Categorie: Verzekering > Uitbetaling verzekering voor verloren investering:
Het verzekeringsdocument waarop het uitbetaalde bedrag (bijv. €28.000) vermeld staat, dient als bewijs.
Voorbeeld
Je ontvangt op 15 januari 2026 de verzekeringsuitkering van €28.000.
Je uploadt het verzekeringsdocument
Je maakt een niet-factureerbare opbrengst aan
Je kiest: Verzekering > Uitbetaling verzekering voor verloren investering
Je vult €28.000 in
Zo wordt de uitkering correct opgenomen in je boekhouding.
5. Volledig voorbeeld van begin tot eind
Hieronder volgt een volledige casus waarin alle stappen samenkomen.
Je koopt in 2023 een bedrijfswagen voor €40.000.
In 2025 wordt de wagen gestolen.
De verzekeraar betaalt €28.000 terug.
Stapsgewijze boekhoudkundige verwerking
1. Markeer het activum als verloren
Verliesdatum: 12/11/2025
Bewaar het politierapport bij je documenten
2. Stop de afschrijving
Vanaf de verliesdatum wordt geen afschrijving meer toegepast.
3. Je ontvangt de verzekeringsvergoeding in 2026
Datum uitbetaling: 15/01/2026
Bedrag: €28.000
➡️ Wordt opgenomen in 2026.