Wenn du Rechnungen in Accountable erstellst oder verschickst, stolperst du früher oder später über Begriffe wie XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL.
👉 Wichtig zu wissen:
XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für E-Rechnungen
PEPPOL ist ein Netzwerk für den Versand dieser Rechnungen
Hintergrund: Warum gibt es E-Rechnungen?
E-Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen, die automatisch verarbeitet werden können. Das spart dir Zeit, reduziert Fehler und macht die Buchhaltung deutlich effizienter.
Das bringt Vorteile wie:
Weniger Fehler
Schnellere Verarbeitung
Einfachere Buchhaltung
Gesetzliche Vorgaben – ab wann sind E-Rechnungen Pflicht?
In Deutschland gelten folgende Fristen:
Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen auch versenden.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen unter 800.000 € Umsatz dürfen noch Papier- oder PDF-Rechnungen versenden (mit Zustimmung des Empfängers).
Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen versenden, ohne Ausnahme.
ZUGFeRD in Accountable
ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF (für Menschen lesbar) mit eingebetteten XML-Daten (für Maschinen).
In Accountable kannst du beim Erstellen der Rechnung auswählen, dass sie als ZUGFeRD-PDF exportiert wird, so ist sie direkt für deine Kunden verarbeitbar.
Vorteile
Einfach wie ein normales PDF zu lesen
Maschinell auswertbar
Ideal für B2B-Rechnungen
Tipp: Wenn du eine Rechnung mit Accountable erstellst und versendest, wird automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format angehängt. Du musst also nichts weiter tun! Erstelle deine Rechnungen einfach wie gewohnt, und alle Anforderungen an die E-Rechnung werden erfüllt.
XRechnung in Accountable
Die XRechnung ist ein XML-Format, das Behörden in Deutschland verpflichtend nutzen.
In Accountable kannst du XRechnungen direkt erstellen und als XML exportieren oder direkt verschicken.
PEPPOL in Accountable
PEPPOL ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsnetzwerk.
In Accountable kannst du Rechnungen direkt über PEPPOL verschicken, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD, das funktioniert europaweit.
Wichtig: Damit der Versand über PEPPOL funktioniert, muss auch dein Empfänger im PEPPOL-Netzwerk registriert sein. Das ist bei vielen Behörden und größeren Unternehmen bereits der Fall, aber nicht bei allen. Frage im Zweifel deinen Kunden vorher nach.
Vorteile
Sicherer Versand an Behörden und Unternehmen
Automatische Datenübertragung ins Buchhaltungssystem deines Kunden
Besonders praktisch für internationale Rechnungen
Unterschiede auf einen Blick
Thema | XRechnung | ZUGFeRD | PEPPOL |
Typ | Rechnungsformat | Rechnungsformat | Netzwerk |
Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Mensch + Maschine | – |
Pflicht? | Ja (bei Behörden) | Nein | Nein (aber oft genutzt) |
Einsatzbereich | B2G (Behörden) | B2B | B2G & B2B |
Datei | XML | PDF + XML | – |
Wann du welches Format nutzen solltest
ZUGFeRD: Unternehmen, die digitale Rechnungen akzeptieren
XRechnung: Behörden in Deutschland
PEPPOL: Versand über das europäische Netzwerk, wenn dein Empfänger ebenfalls bei PEPPOL registriert ist.
Häufige Fragen.
Kann ich XRechnungen als PDF verschicken?
Nein. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. In Accountable wird aber immer automatisch eine PDF mit erstellt und angehängt.
Gehört PEPPOL zu XRechnung oder ZUGFeRD?
Nein. PEPPOL ist ein Netzwerk für den Versand. Du kannst über PEPPOL XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen verschicken.
Brauche ich PEPPOL zwingend?
Solange du einfach nur E-Rechnungen erstellen und verschicken möchtest, brauchst du dich nicht für PEPPOL registrieren. PEPPOL ist aber dann sinnvoll, wenn dein Empfänger ebenfalls im Netzwerk ist, das solltest du vorher klären.
Solltest du Fragen haben, erreichst du uns jederzeit unter support@accountable.eu - wir helfen dir gerne weiter. 😊