Es kann vorkommen, dass du eine Verkaufsrechnung stornieren und/oder einen Teil deines Einkommens an einen Kunden zurückerstatten musst. Dies lässt sich ganz einfach durch die Ausstellung einer Stornorechnung erledigen. In diesem Artikel erklären wir, wie das funktioniert und was du in der App tun musst.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist ein offizielles Finanzdokument, das an einen Kunden gesendet wird, um eine zuvor ausgestellte Rechnung formell für ungültig zu erklären.
Sie kann entweder:
den gesamten Betrag stornieren
oder einen Teilbetrag im Falle einer Teilrückerstattung ausgleichen
Durch die Ausstellung einer Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnung in deinem Buchhaltungssystem ungültig, wodurch Duplikate, Fehler oder falsche Steuererfassungen vermieden werden.
Wann musst du eine Stornorechnung ausstellen?
Eine Stornorechnung ist in folgenden Fällen erforderlich:
Komplette Stornierung eines Verkaufs
Der Kunde storniert die Bestellung vor oder nach Zahlungseingang.
Teilrückerstattung
Der Kunde gibt einen Teil der Ware zurück oder du reduzierst das vereinbarte Honorar.
Fehler in der ursprünglichen Rechnung
Falscher Betrag, falsche Währung, falsche Adresse, fehlende USt.-/Steuernummer oder andere falsche Angaben.
Preisänderungen
Über- oder Minderberechnungen.
Probleme mit Waren oder Dienstleistungen
Beschädigte Ware beim Transport, abgeleistete oder mangelhafte Leistungen, Überzahlung.
Steueranpassungen
Falscher Umsatzsteuersatz oder falsche Steuerbefreiung.
Warum ist eine Stornorechnung wichtig?
Mit einer Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnung offiziell in deinem Buchhaltungssystem annulliert. Das stellt sicher, dass die fehlerhafte Rechnung nicht mehr gültig ist und verhindert Verwirrung oder Fehler in deiner Buchhaltung.
Sobald die Stornorechnung versendet wurde, musst du eine neue, korrigierte Rechnung erstellen und versenden.
Die korrekte Handhabung von Stornorechnungen ist entscheidend, um transparente und genaue Finanzunterlagen zu führen. So vermeidest du auch, dass Beträge versehentlich doppelt verbucht werden, was zu Abweichungen in deiner Steuererklärung oder Buchhaltung führen kann.
Beispiel: Wenn ein Kunde Waren zurückgibt, für die bereits eine Rechnung und Zahlung erfolgt ist, darfst du die Rechnung nicht einfach löschen und das Geld „off the record“ zurückzahlen. Stattdessen stellst du eine offizielle Stornorechnung zur ursprünglichen Rechnung aus, um den Betrag und die Umsatzsteuer auszugleichen.
Praktisch bedeutet das: Eine Stornorechnung erfasst einen negativen Umsatz in deiner Buchhaltung und reduziert damit dein Einkommen.
Ursprüngliche Rechnung = +100 €
Stornorechnung (Teilrückerstattung) = -50 €
Gesamteinnahmen = +50 €
Was muss enthalten sein?
Damit eine Stornorechnung rechtlich und professionell gültig ist, muss sie folgende Punkte enthalten:
Die Bezeichnung „Stornorechnung“ klar auf dem Dokument
Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer
Ausstellungsdatum
Eindeutige Rechnungsnummer (im Rahmen der fortlaufenden Nummerierung)
Kundendaten (Name, Adresse, ggf. USt.-ID/Steuernummer)
Eigene Firmendaten (Name, Adresse, ggf. USt.-ID/Steuernummer)
Beschreibung der stornierten Waren oder Dienstleistungen
Betrag (negativ, um die ursprüngliche Rechnung auszugleichen – nicht zwingend, wenn klar als Stornorechnung gekennzeichnet)
Anfallende Steuern
Zahlungsbedingungen (falls relevant)
Hinweis: Eine Stornorechnung ist nicht dasselbe wie eine Gutschrift. Es handelt sich um unterschiedliche Finanzdokumente mit verschiedenen Anwendungszwecken.
Erstellung und Versand der Stornorechnung
In der Umsatzübersicht auf „+“ → „Stornorechnung erstellen“ klicken.
Details eingeben (Kunde, zu stornierende Leistung/Ware).
Notiz hinzufügen, welche ursprüngliche Rechnung storniert wird.
Stornorechnung fertigstellen und an den Kunden senden.
⚠️ Sehr wichtig: Sobald du die Stornorechnung an den Kunden gesendet hast, markiere sie als bezahlt (der Status muss derselbe sein wie bei der ursprünglichen Rechnung, damit es in der Buchhaltung korrekt berücksichtigt wird). Also: Originalrechnung und Stornorechnung müssen beide als „bezahlt“ oder beide als „nicht bezahlt“ markiert sein.
Neue Rechnung erstellen (falls erforderlich)
Je nach Situation kannst du hier stoppen – zum Beispiel, wenn du nur einen Teil der ursprünglichen Rechnung stornieren musstest.
Falls jedoch wichtige Informationen fehlten (z. B. deine Steuernummer), musst du eine neue, korrigierte Rechnung mit allen vollständigen Angaben ausstellen.
Pflichtangaben für eine gültige Rechnung
Laut deutscher Gesetzgebung muss eine gültige Rechnung mindestens enthalten:
Vollständiger Name
(Geschäfts-)Adresse
Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Steuernummer oder USt.-ID
Erstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Beschreibung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
Preis der aufgeführten Leistungen
Liefer- oder Leistungsdatum
Angewandter Umsatzsteuersatz
Zusätzliche mögliche Pflichtangaben (je nach Fall):
Angaben zu gewährten Rabatten
Hinweis auf Steuerbefreiung, z. B. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) oder § 4 UStG
⚠️ Wichtig: Alle Datumsangaben müssen zurückdatiert werden, damit sie mit der ursprünglichen Rechnung übereinstimmen.
Fragen?
Wenn du weitere Fragen zu Stornorechnungen oder zur Ausstellung neuer Rechnungen hast, kontaktiere uns unter steuer-coach@accountable.de – wir helfen dir gerne!