Im Laufe deines Lebens als Selbstständiger wirst du eine Menge Post vom Finanzamt enthalten. Dabei geht es zum Beispiel um Themen wie deine Steuernummer, Erinnerungen und im schlimmsten Fall auch Bußgelder.
Auch wenn wir nicht mehr in den Neunzigern leben, wird die Kommunikation mit dem Finanzamt in der Regel postalisch ablaufen. Da die Briefe aber häufig etwas kryptisch formuliert sind, haben wir hier die gängigsten Schreiben für dich einmal kurz zusammengefasst. Falls du mal Probleme hast einen Brief vom Finanzamt zu verstehen, kannst du uns aber auch gerne jederzeit kontaktieren.
Unser kostenloses Tool "Finanzamt-Brief"
Zusätzlich hast du auch die Möglichkeit, dir von unserem kostenlosen KI-Tool "Finanzamt-Brief", das Schreiben einfach und verständlich zusammenfassen zu lassen.
Brief nach der Anmeldung als Selbständiger
Wenn du in Deutschland selbständig tätig sein möchtest, musst du dich zuallererst beim Finanzamt anmelden. Dazu musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
Wenn du dir dabei Zeit sparen möchtest, kannst du auch unsere vereinfachte Version nehmen und den Fragebogen digital an Finanzamt übermitteln.
Nachdem du den Fragebogen eingereicht hast, musst du dich erstmal etwas gedulden, da du ohne deine neue Steuernummer noch keine Rechnungen ausstellen darfst.
In der Regel liegt die Bearbeitungszeit, abhängig von deinem zuständigen Finanzamt, etwa zwischen zwei und vier Wochen.
Anschließend erhältst du dann den Brief mit deiner Steuernummer, der sieht so aus:
In diesem Brief findest du jetzt deine neue Steuernummer, das heißt du darfst jetzt offiziell Rechnungen ausstellen. Zusätzlich enthält der Brief noch einen Hinweis, dass du deine bisherige Steuernummer nicht mehr nutzen sollst. Die neue kannst du jetzt für alles verwenden, auch für deine Einkünfte aus deinem Angestelltenverhältnis solltest du erstmal nur nebenberuflich selbständig sein.
Der Steuerbescheid
Als Selbstständiger bist du in Deutschland dazu verpflichtet, jährlich eine Steuererklärung einzureichen. Nachdem du deine Steuererklärung eingereicht hast, musst du nun warten, bis das Finanzamt seine Prüfung durchgeführt hat und dir den endgültigen Steuerbescheid zuschickt. Wie lange die Bearbeitung dauert, hängt von deinem zuständigen Finanzamt ab. In Großstädten wie z.B. Berlin, München oder Köln kann es etwas länger dauern, während kleinere Städte möglicherweise schneller in der Bearbeitung sind. Du solltest dich grob auf eine Wartezeit zwischen 3 Wochen und 2 Monaten einstellen.
Wenn das Finanzamt nun endlich deine Einkommenssteuererklärung geprüft hat, wird es dir einen Brief schicken, in dem es seine Bewertung erklärt. Der Brief enthält die entsprechenden Steuersätze, die zur Berechnung deines steuerpflichtigen Einkommens verwendet wurden, sowie Informationen darüber, welche Kosten (die du absetzen möchtest) anerkannt wurden und welche nicht.
Darüber hinaus enthält dein Steuerbescheid auch eine Übersicht darüber, wie viel du bereits an das Finanzamt gezahlt hast und wie viel du noch zahlen musst. Bereits erfolgte Zahlungen werden mit dem offenen Betrag verrechnet, sodass du nur noch die Differenz an das Finanzamt zahlen musst.
Bitte beachte auch unbedingt die Fristen für deine offenen Zahlungen, da Verzögerungen zu Bußgeldern führen können. Weiter unten findest du zusätzliche Informationen zu Mahnungen und Inkassobriefen.
Brief zum Thema Einkommensteuervorauszahlung
Wenn du Angestellter bist, wird die Einkommenssteuer automatisch von deinem Gehalt abgezogen, dies ist als Selbstständiger nicht der Fall. Stattdessen musst du deine Steuerlast selber berechnen und bis zum Jahresende zur Seite legen, um dann die fällige Einkommenssteuer am Ende des Steuerjahres zu zahlen.
Das führt bei vielen Selbständigen zu Kopfschmerzen und auch das Finanzamt wartet ungern länger auf sein Geld als es muss. Deshalb musst du als Selbständiger in der Regel eine Steuervorauszahlung leisten, welche auf dem Einkommen des Vorjahres basiert. Das Finanzamt schickt dir diesbezüglich dann einen Brief mit der berechneten Vorauszahlung und deiner Zahlungsfrist zu.
Bei diesem Brief handelt es sich um einen der wichtigeren, bitte bewahre ihn sorgfältig auf oder mache zumindest ein Foto davon!
Briefe zur Umsatzsteuer
Wenn du selbständig bist, hast du sehr wahrscheinlich schonmal die Begriffe Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer gehört.
Du wirst wahrscheinlich mindestens zwei Briefe vom Finanzamt erhalten, in dem es um die Umsatzsteuer geht: Einen Brief, in dem du die Art der Besteuerung wählen kannst, sowie eine Benachrichtigung dazu, ob dein Kleinunternehmerstatus anerkannt wurde. Und wenn dein Einkommen mal die Umsatzsteuerfreigrenze überschritten hat, wirst du darüber nochmal in einem separaten Schreiben informiert.
Schauen wir uns diese beiden Briefe genauer an.
Ist- und Soll-Versteuerung
Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, wie du deine Buchhaltung organisieren kannst: durch Ist- oder Soll-Versteuerung.
Bei der Soll-Versteuerung zahlst du Steuern auf den Betrag, den du in Rechnung gestellt hast, auch wenn er noch nicht bezahlt wurde. Bei der Ist-Versteuerung zahlst du Steuern nur auf das Geld, das du tatsächlich erhalten hast.
In einfacheren Worten: Wenn du die Soll-Versteuerung wählst, musst du die Umsatzsteuer zahlen, sobald du eine Rechnung ausstellst, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat.
Bei der Ist-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld wirklich bei dir eingegangen ist.
Wenn du dich als Selbstständiger anmeldest, musst du eine dieser beiden Optionen wählen. Deine Wahl wird dir vom Finanzamt dann in so einem Brief bestätigt:
Dieser Brief enthält eine Anmerkung über die entsprechenden Fristen für deine gewählte Art der Versteuerung (der obige Brief bezieht sich auf die Ist-Versteuerung) sowie eine Erklärung, warum diese Art der Versteuerung für dich gilt.
Der Wechsel von der Kleinunternehmer-Regelung zur Regelbesteuerung
Wenn du als Kleinunternehmer gemeldet bist, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer addieren oder zahlen. Wenn du jedoch die Einkommensgrenze für Kleinunternehmer überschreitest, musst du automatisch anfangen, Umsatzsteuer zu berechnen und zu zahlen. Du erhältst dann auch einen Brief vom Finanzamt, der dich über den Wechsel deines Status informiert.
Wichtiger Hinweis: Vor 2020 lag die Einkommensgrenze bei 17.500 €, wie im obigen Brief erwähnt. Seit dem 01.01.2021 wurde diese Grenze auf 22.000 € erhöht.
In diesem Brief teilt dir das Finanzamt mit, dass du mehr verdient hast, als du als Kleinunternehmer darfst. Das bedeutet, dass du automatisch zur Regelbesteuerung wechselst und Umsatzsteuer berechnen und zahlen musst.
Je nachdem, wann du diesen Brief erhältst, kann es sein, dass du eine verlängerte Frist hast, um deine erste Umsatzsteuererklärung abzugeben.
Wichtig: Auch wenn du diesen Brief mitten im Jahr bekommst, musst du für das gesamte Steuerjahr Umsatzsteuer zahlen. Deshalb solltest du deine Umsätze immer im Auge behalten und sofort damit anfangen Umsatzsteuer zu berechnen, sobald du die Kleinunternehmergrenze überschreitest.
Ein guter Weg, um deine Einnahmen und deine Ausgaben im Auge zu behalten, ist Umsatzsteuer-Grenze-Anzeige in Accountable. Sofern du regelmäßig alle deine Einnahmen und Ausgaben hochlädst, behält Accountable dein Einkommen für dich im Blick und warnt dich, sobald du die Grenze überschreitest.
Änderung der Umsatzsteuerfrist
Wenn deine Umsatzsteuer vom letzten Jahr einen bestimmten Betrag überschreitet, bekommst du einen Brief vom Finanzamt. Dieser Brief teilt dir mit, dass sich die Frist für deine Umsatzsteuer geändert hat und bis wann du deine Umsatzsteuererklärungen einreichen musst.
Mahnungen und Inkassobriefe
Es ist ganz normal, ab und zu mal eine Frist zu vergessen oder eine Zahlung zu verpassen. Normalerweise erinnert dich das Finanzamt daran, wenn bestimmte Dokumente fehlen oder offene Zahlungen noch ausstehen. Aber wenn du diese Briefe zu lange ignorierst, besteht die Gefahr, dass du einen Inkassobrief bekommst.
In diesem Beispiel hat der Steuerzahler vergessen, die Umsatzsteuer zu bezahlen, weshalb das Finanzamt ein Bußgeld von 12,50€ verhängt hat. Diese Strafe muss zusätzlich zur fälligen Umsatzsteuer gezahlt werden.
Wenn du den Betrag nicht bis zum festgelegten Datum zahlst, kommen noch weitere Bußgelder dazu.
Wenn du Rückfragen dazu hast, schreib uns gerne jederzeit eine Nachricht im Chat.