1. Wat is Export via e-mail?
Export via e-mail is een tweede manier om de boekingen van je klanten naar je boekhoudsoftware te sturen. Het werkt naast de API-koppeling van Accountable Connect.
Accountable mailt de boekingen naar de e-mailinboxen van je boekhoudsoftware.
Elke boeking is één UBL-bestand, met het originele pdf-document erin.
Handig voor software zonder (betrouwbare) API-koppeling.
Geen btw-mapping en geen mappen koppelen: je stelt enkel e-mailadressen in.
1.1. Voor welke software?
Standaard via e-mail:
WinBooks
WinAuditor
Clearfacts
Sage BOB 50
Expert/M
Adsolut
Standaard via API: Horus, Yuki, Exact Online, Octopus en Odoo. Je kunt pas naar e-mail overschakelen als de klant al via de API gekoppeld is (zie punt 6.1).
⚠️ Sage BOB 50, Adsolut en Expert/M hebben geen eigen e-mailinbox. Je hebt een connector nodig, zoals Clearfacts. Die kan extra kosten en zit niet in het Accountable-abonnement. In Accountable vul je de e-mailadressen van de connector in. |
⚠️ Stuurt Clearfacts door naar Adsolut of Expert/M? Kies dan Adsolut of Expert/M in Accountable, niet Clearfacts. Die software heeft een ander bestandsformaat nodig (UBL.BE). Kies je Clearfacts, dan worden de documenten geweigerd in je boekhoudsoftware, zonder melding. |
1.2. Voorwaarden
Je klant is een Belgische onderneming.
Je klant is verbonden met je accountant workspace.
Je klant heeft een betalend abonnement. Niet beschikbaar voor Gratis en Invoicing+.
Je stelt het in vanuit Accountable for Accountants, in de web app.
Indien nodig wijs je de klant een seat toe op de licentie van je kantoor, of vraag je de klant om te upgraden.
2. Export via e-mail instellen
Je stelt dit per klant in.
Stap 1: Kies je boekhoudsoftware
Ga naar je klantenlijst.
Klik op het link-icoon in de kolom Accountable Connect.
Kies je boekhoudsoftware.
Stap 2: Maak eerst de inboxen aan in je boekhoudsoftware
Maak één inbox per dagboek, of gebruik één adres voor meerdere dagboeken.
Het scherm linkt naar de handleiding van je software. Zie ook punt 2.1.
Een tikfout in de domeinnaam zie je meteen bij het opslaan.
Of een adres echt bestaat, kan Accountable niet controleren. Bestaat het niet, dan krijg je een melding na je export.
Stap 3: Koppel een e-mailadres aan elk dagboek
Uitgaven: facturen, bonnetjes, creditnota's
Inkomsten: facturen, creditnota's, ontvangsten zonder factuur
Regels:
Elk dagboek gaat naar één adres.
Eén adres mag voor meerdere dagboeken dienen.
Elk dagboek in een sectie heeft een adres nodig voor je kunt opslaan.
Enkel Uitgaven instellen mag ook.
Stap 4: Controleer je instellingen
Je ziet een overzicht van waar de boekingen van je klant terechtkomen.
Stap 5: Start met exporteren
Het exportpaneel van Uitgaven opent. Zie punt 3.
2.1. Waar maak je de inbox aan?
Software | Hoe | Handleiding |
WinBooks | Module Email To (Virtual Invoice). Eén adres per dagboek. Mogelijk een kost per verwerkte factuur bij WinBooks. | |
WinAuditor | Maak een inbox per dagboek en kies het formaat. WinAuditor maakt het adres aan. | |
Yuki | Eén adres per administratie (...@yukiworks.be). | |
Octopus | Gebruik het uid-adres van het dossier (uid-...@import.octopus.be). Voeg -A (aankopen) of -V (verkopen) toe om te splitsen. | |
Exact Online | Adres per administratie via Scan & Recognise. Een apart adres per documenttype kan ook. | / |
Odoo | Een e-mailalias per dagboek. | |
Horus | Horus maakt een adres per dossier aan. | / |
Clearfacts (ook voor Sage BOB 50, Adsolut, Expert/M) | Gebruik het unieke Clearfacts-adres van het dossier. |
3. Exporteren
Open het klantprofiel.
Ga naar Uitgaven of Inkomsten. Die exporteer je apart.
Klik rechtsboven op Exporteren.
Kies een periode of selecteer zelf documenten.
Klik op Exporteren.
Goed om te weten:
Wat wordt verstuurd? Enkel gevalideerde boekingen met een document.
Al geëxporteerd? Standaard niet opnieuw. Je kunt ze wel meenemen via een optie in het exportpaneel.
Maximum: 1.000 boekingen per export.
Frequentie: enkel manueel. Automatische exports volgen later.
De e-mail: komt van een no-reply-adres van Accountable. Grote exports worden over meerdere e-mails verdeeld.
Geschiedenis: onder Vorige exports herken je deze exports aan het label EMAIL met de naam van je software.
4. Hoe weet je dat het gelukt is?
⚠️ Een e-mail bevestigt dat de bestanden verstuurd zijn, niet dat ze geboekt zijn. Controleer dus altijd in je boekhoudsoftware. |
Na je eerste export vraagt Accountable of de documenten aangekomen zijn in je software. Antwoord Ja, of pas je instellingen aan.
Die vraag komt terug als je de instellingen wijzigt, als een adres niet werkt, of na ongeveer 90 dagen.
Je krijgt enkel een e-mail van ons als er iets misloopt. Bij een geslaagde export krijg je geen samenvatting.
5. Problemen oplossen
Een adres staat op "Niet afgeleverd"
Het adres bestaat niet, of de inbox weigerde onze e-mail.
De boekingen staan terug op "niet geëxporteerd".
Je krijgt een e-mail en een melding in het exportpaneel.
Exports voor die sectie zijn geblokkeerd tot je het adres aanpast.
Oplossing: pas het adres aan in de instellingen van de klant en exporteer opnieuw. Werd onze e-mail als spam gemarkeerd? Laat onze afzender toe in je inbox en sla het adres opnieuw op.
Levering niet bevestigd
Geen bevestiging binnen 72 uur? Dan staan de boekingen terug op "niet geëxporteerd".
Ze gaan automatisch mee met je volgende export.
Exporteer ze in tussentijd niet opnieuw, anders riskeer je dubbele boekingen.
Een boeking zit niet in de export
Controleer of ze gevalideerd is en een document heeft.
Al eerder geëxporteerd? Neem ze mee via de optie in het exportpaneel.
Bestand groter dan 7,5 MB
Dat bestand wordt niet via e-mail verstuurd. Download het en laad het manueel op in je boekhoudsoftware.
Documenten geweigerd in Adsolut of Expert/M
Controleer of je in Accountable Adsolut of Expert/M koos, en niet Clearfacts.
6. Koppeling beheren
Klantenlijst: klik op het logo van je software in de kolom Accountable Connect. Daar pas je de e-mailadressen aan of schakel je over naar API.
Adres wijzigen: geldt vanaf dan. Eerdere exports worden niet opnieuw naar het nieuwe adres gestuurd.
Kantoorinstellingen: je ziet één lijn per software, bv. "WinBooks (3 klanten via e-mail)". Daar bekijk je de klanten, pas je instellingen aan, verwijder je een koppeling of zet je de integratie uit.
Koppeling verwijderen: de instellingen van de klant worden gewist. Opnieuw koppelen betekent opnieuw instellen.
6.1. Overschakelen van API naar e-mail
Voor Horus, Yuki, Exact Online, Octopus en Odoo. Handig als je de documenten liever zelf verwerkt in je software, in plaats van ze rechtstreeks te boeken.
De klant moet al via API gekoppeld zijn.
Klik op het logo in de kolom Accountable Connect en kies voor levering via e-mail.
Uitgaven en Inkomsten schakelen samen over.
De koppeling voor banktransacties valt weg voor deze klant.
Al geëxporteerde boekingen worden niet opnieuw verstuurd.
Je kunt altijd terug naar API.
Vragen? Stuur ons een bericht via de chat.