1. Qu'est-ce que l'export par e-mail ?
L'export par e-mail est une autre façon d'envoyer les documents de vos clients vers votre logiciel de comptabilité. Il fonctionne à cÎté de la connexion API d'Accountable Connect.
Accountable envoie les documents par e-mail aux boßtes de réception de votre logiciel de comptabilité.
Chaque document est un fichier UBL, avec le PDF original intégré.
Idéal pour les logiciels sans connexion API (fiable).
Pas de mapping TVA ni de liaison de dossiers : vous configurez uniquement des adresses e-mail.
1.1. Pour quels logiciels ?
Par défaut par e-mail :
WinBooks
WinAuditor
Clearfacts
Sage BOB 50
Expert/M
Adsolut
Par défaut via API : Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Vous pouvez passer à l'e-mail uniquement si le client est déjà connecté via l'API (voir point 6.1).
â ïž Sage BOB 50, Adsolut et Expert/M n'ont pas de boĂźte de rĂ©ception e-mail propre. Vous avez besoin d'un connecteur, comme Clearfacts. Ce connecteur peut avoir un coĂ»t supplĂ©mentaire et n'est pas inclus dans l'abonnement Accountable. Dans Accountable, vous indiquez les adresses e-mail du connecteur. |
â ïž Clearfacts transfĂšre vers Adsolut ou Expert/M ? Choisissez alors Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts. Ces logiciels ont besoin d'un autre format de fichier (UBL.BE). Si vous choisissez Clearfacts, les documents seront refusĂ©s dans votre logiciel de comptabilitĂ©, sans notification. |
1.2. Conditions
Votre client est une entreprise belge.
Votre client est connecté à votre espace comptable.
Votre client a un abonnement payant. Non disponible pour les formules gratuites et Invoicing+.
La configuration se fait depuis Accountable pour les Comptables, dans l'application web.
Si nécessaire, attribuez au client une licence (seat) de votre cabinet, ou demandez-lui de mettre à niveau son abonnement.
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2. Configurer l'export par e-mail
La configuration se fait par client.
Ătape 1 : Choisissez votre logiciel de comptabilitĂ©
Accédez à votre liste de clients.
Cliquez sur l'icĂŽne de lien dans la colonne Accountable Connect.
Choisissez votre logiciel de comptabilité.
Ătape 2 : CrĂ©ez d'abord les boĂźtes de rĂ©ception dans votre logiciel
Créez une boßte de réception par journal, ou utilisez une seule adresse pour plusieurs journaux.
L'Ă©cran renvoie vers le guide de votre logiciel. Voir aussi le point 2.1.
Une faute de frappe dans le nom de domaine est signalée dÚs l'enregistrement.
Accountable ne peut pas vérifier si une adresse existe vraiment. Si elle n'existe pas, vous recevez une notification aprÚs votre export.
Ătape 3 : Associez une adresse e-mail Ă chaque journal
Dépenses : factures, reçus, notes de crédit
Revenus : factures, notes de crédit, recettes sans facture
RĂšgles :
Chaque journal est envoyé vers une seule adresse.
Une mĂȘme adresse peut servir pour plusieurs journaux.
Chaque journal d'une section doit avoir une adresse avant de pouvoir enregistrer.
Configurer uniquement les DĂ©penses est aussi possible.
Ătape 4 : VĂ©rifiez votre configuration
Vous voyez un rĂ©capitulatif de l'endroit oĂč arrivent les documents de votre client.
Ătape 5 : Lancez l'export
Le panneau d'export des DĂ©penses s'ouvre. Voir le point 3.
2.1. OĂč crĂ©er la boĂźte de rĂ©ception ?
Logiciel | Comment | Guide |
WinBooks | Module Email To (Virtual Invoice). Une adresse par journal. Un coût par facture traitée est possible chez WinBooks. | |
WinAuditor | Créez une boßte de réception par journal et choisissez le format. WinAuditor génÚre l'adresse. | |
Yuki | Une adresse par administration (...@yukiworks.be). | |
Octopus | Utilisez l'adresse uid- du dossier (uid-...@import.octopus.be). Ajoutez -A (achats) ou -V (ventes) pour séparer. | |
Exact Online | Une adresse par administration via Scan & Recognise. Une adresse par type de document est aussi possible. | / |
Odoo | Un alias e-mail par journal. | |
Horus | Horus crée une adresse par dossier. | / |
Clearfacts (aussi pour Sage BOB 50, Adsolut, Expert/M) | Utilisez l'adresse Clearfacts unique du dossier. | / |
3. Exporter
Ouvrez le profil du client.
Accédez à Dépenses ou Revenus. Ils s'exportent séparément.
Cliquez sur Exporter en haut Ă droite.
Choisissez une pĂ©riode ou sĂ©lectionnez vous-mĂȘme les documents.
Cliquez sur Exporter.
Bon Ă savoir :
Qu'est-ce qui est envoyé ? Uniquement les documents validés avec une piÚce jointe.
Déjà exportés ? Par défaut, ils ne sont pas renvoyés. Vous pouvez les inclure via une option dans le panneau d'export.
Maximum : 1.000 documents par export.
Fréquence : uniquement manuelle. Les exports automatiques arrivent bientÎt.
L'e-mail : est envoyé depuis une adresse no-reply d'Accountable. Les gros exports sont répartis sur plusieurs e-mails.
Historique : dans Exports passés, ces exports portent le badge EMAIL avec le nom de votre logiciel.
4. Comment savoir si l'export a fonctionné ?
â ïž Un e-mail confirme que les fichiers ont Ă©tĂ© envoyĂ©s, pas qu'ils ont Ă©tĂ© comptabilisĂ©s. VĂ©rifiez donc toujours dans votre logiciel de comptabilitĂ©. |
AprÚs votre premier export, Accountable vous demande si les documents sont bien arrivés dans votre logiciel. Répondez Oui, ou modifiez votre configuration.
Cette question revient si vous modifiez la configuration, si une adresse ne fonctionne pas, ou aprĂšs environ 90 jours.
Vous recevez un e-mail de notre part uniquement en cas de problÚme. Aucun résumé n'est envoyé aprÚs un export réussi.
5. RĂ©solution des problĂšmes
Une adresse est marquée "Non délivré"
L'adresse n'existe pas, ou la boßte de réception a refusé notre e-mail.
Les documents repassent en "non exporté".
Vous recevez un e-mail et un message dans le panneau d'export.
Les exports de cette section sont bloqués jusqu'à ce que vous corrigiez l'adresse.
Solution : corrigez l'adresse dans les paramÚtres du client et exportez à nouveau. Notre e-mail a été marqué comme spam ? Autorisez notre expéditeur dans votre boßte de réception et enregistrez à nouveau l'adresse.
Livraison non confirmée
Pas de confirmation dans les 72 heures ? Les documents repassent en "non exporté".
Ils sont automatiquement inclus dans votre prochain export.
Ne les exportez pas Ă nouveau entre-temps, sinon vous risquez des doublons.
Un document n'est pas inclus dans l'export
Vérifiez qu'il est validé et qu'il a une piÚce jointe.
Déjà exporté ? Incluez-le via l'option dans le panneau d'export.
Fichier de plus de 7,5 MB
Ce fichier n'est pas envoyé par e-mail. Téléchargez-le et chargez-le manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
Documents refusés dans Adsolut ou Expert/M
VĂ©rifiez que vous avez choisi Adsolut ou Expert/M dans Accountable, et non Clearfacts.
6. GĂ©rer la connexion
Liste de clients : cliquez sur le logo de votre logiciel dans la colonne Accountable Connect. Vous pouvez y modifier les adresses e-mail ou passer Ă l'API.
Modifier une adresse : s'applique à partir de ce moment. Les exports précédents ne sont pas renvoyés vers la nouvelle adresse.
ParamÚtres du cabinet : une ligne par logiciel, par ex. "WinBooks (3 clients via e-mail)". Vous pouvez y voir les clients, modifier leurs paramÚtres, supprimer une connexion ou désactiver l'intégration.
Supprimer une connexion : les paramÚtres du client sont effacés. Une nouvelle connexion signifie une nouvelle configuration.
6.1. Passer de l'API Ă l'e-mail
Pour Horus, Yuki, Exact Online, Octopus et Odoo. Utile si vous prĂ©fĂ©rez traiter vous-mĂȘme les documents dans votre logiciel, plutĂŽt que de les comptabiliser directement.
Le client doit dĂ©jĂ ĂȘtre connectĂ© via l'API.
Cliquez sur le logo dans la colonne Accountable Connect et choisissez la livraison par e-mail.
Les DĂ©penses et les Revenus passent ensemble Ă l'e-mail.
La connexion des transactions bancaires est perdue pour ce client.
Les documents déjà exportés ne sont pas renvoyés.
Vous pouvez revenir Ă l'API Ă tout moment.
Des questions ? Envoyez-nous un message via le chat.