We linken je uitgaven normaal gezien automatisch aan je banktransacties. Daarvoor moet automatische matching aanstaan voor de bankrekening - dat is standaard het geval, maar het is de moeite waard om dit even te checken als matches niet verschijnen.
✅ Check of automatische matching aanstaat
Ga naar je bankrekeninginstellingen en open het gedeelte "Automatische matching". Je vindt er twee schakelaars - "Inkomende betalingen" (voor inkomsten) en "Uitgaande betalingen" (voor uitgaven). Zorg dat "Uitgaande betalingen" aanstaat zodat we je uitgaven kunnen matchen.
Waar vind je dit:
Op web & mobiel: Instellingen → Bankinstellingen → selecteer de bankrekening → Automatische matching.
Zelfs met automatische matching aan, maken we soms een foutje, of is een transactie nog niet opgepikt; in dat geval kan je ze zelf (opnieuw) linken.
👉 Stap 1 - Betaalstatus instellen
Open de uitgave en ga naar het gedeelte Betaling. Je hebt hier twee opties:
"Betaald"
"Niet betaald"
Je kan de status "In afwachting" niet zelf kiezen - die wordt automatisch toegepast door de app in bepaalde gevallen (zie hieronder). Dit is identiek op mobiel en web.
ℹ️ De status "In afwachting" kan vanzelf verschijnen als een gelinkte banktransactie nog niet volledig is afgehandeld. Dit kan gebeuren bij eender welke gekoppelde bankrekening, niet alleen Accountable Banking. Het is niet iets dat je zelf instelt.
Voor Accountable Banking-gebruikers: "In afwachting" verschijnt ook automatisch wanneer een uitgave via domiciliëring wordt betaald (een SEPA-mandaat op je Accountable Banking-rekening) en er nog geen betaalbewijs is. Je krijgt dan een korte toelichting te zien. Een transactie linken werkt exact hetzelfde, ongeacht welke status wordt getoond.
👉 Stap 2 - De transactie linken
De knop om te linken vind je in het gedeelte Betaling, bij "Hoe werd deze uitgave betaald?". Het parcours verschilt licht tussen mobiel en web.
Op mobiel
Tik op "Hoe werd deze uitgave betaald?". Een volledig scherm "Betalingen linken" opent.
Zorg dat "Gekoppelde rekeningen" geselecteerd is (de andere opties zijn "Cash" en "Andere").
Gebruik de zoekbalk en filters (hoofdrekening, kaart, positief/negatief…) om de lijst te verfijnen.
Vink de juiste transactie aan en tik op "Opslaan".
Op web
Klik op het veld "Hoe werd deze uitgave betaald?" - een doorzoekbare lijst opent rechtstreeks in het formulier.
Typ om te zoeken (er verschijnt niets tot je begint te typen).
✨ Nog sneller - accepteer onze suggestie. Wanneer we een waarschijnlijke match vinden, tonen we die als kaart rechtstreeks in de uitgave, met de details van de transactie. Tik/klik gewoon op "Linken" om te bevestigen, of "Negeren" om ze af te wijzen. Een suggestie accepteren markeert de uitgave ook meteen als betaald. Dit werkt hetzelfde op mobiel en web.
Voor Accountable Banking-gebruikers (web): als een uitgave nog niet betaald is en in euro, zie je ook een optie "Toevoegen aan winkelmandje". Dit is iets anders dan linken: in plaats van een bestaande transactie te matchen, kan je hiermee de uitgave écht betalen vanaf je Accountable Banking-rekening. Gebruik linken om een reeds gebeurde betaling te matchen; gebruik "Toevoegen aan winkelmandje" om de betaling uit te voeren.
🔄 Een bestaande link ontkoppelen of wijzigen
Elke gelinkte transactie verschijnt als een klein kaartje met een prullenbak-icoon. Tik of klik erop om te ontkoppelen, hetzelfde op mobiel en web.
Om een transactie te vervangen door een andere:
Op mobiel: open opnieuw het scherm "Hoe werd deze uitgave betaald?" - je huidige transactie staat al aangevinkt. Vink ze uit, vink de nieuwe aan, en tik op "Opslaan".
Op web: verwijder eerst de huidige transactie via het prullenbak-icoon, open dan het veld opnieuw en kies de nieuwe. Een nieuwe transactie selecteren verwijdert de oude niet automatisch; dat moet je zelf doen.
🔍 Ik vind de juiste transactie niet
Een paar veelvoorkomende redenen hiervoor:
De transactie is nog niet gesynchroniseerd vanuit je bank - dit kan even duren, afhankelijk van je bank.
De bankrekening waar ze vandaan komt, is nog niet gekoppeld aan Accountable.
Je hebt nog niet gezocht - op web moet je typen voor er resultaten verschijnen; op mobiel gebruik je de zoekbalk en filters om de lijst te verbreden.
Automatische matching staat misschien uit voor deze bankrekening - specifiek de schakelaar "Uitgaande betalingen" (zie het gedeelte "Automatische matching" hierboven).
💳 Gesplitste of gedeeltelijke betalingen
Je kan meerdere banktransacties linken aan één uitgave (bijvoorbeeld een uitgave die in twee keer werd betaald). Op mobiel en web toont een voortgangsbalk hoeveel er nog te linken valt, wanneer de uitgave "volledig gelinkt" is, en waarschuwt je als je te veel hebt gelinkt.
⚠️ Heeft dit invloed op de status van mijn uitgave of mijn aangifte?
Een transactie linken past enkel de betaalstatus van je uitgave aan. Het heeft geen invloed op de aftrekbaarheid ervan, of op je btw-/belastingaangifte. Die zijn gebaseerd op de factuur zelf, niet op of ze gelinkt is aan een transactie.
Toch nog twijfels? Geen probleem, we staan voor je klaar in chat en via e-mail.