Inleiding: wat is de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?

Om de boekhouding en belastingverplichtingen voor kleine bedrijven te vereenvoudigen, biedt de belastingdienst een optionele btw-vrijstellingsregeling.

Als je jaarinkomen lager is dan €25.000, kun je dit statuut aanvragen. Voor deze drempel moet alleen rekening worden gehouden met aan btw onderworpen inkomsten, d.w.z. inkomsten die in België of in de EU zijn gemaakt.

Als vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen hoef je het volgende niet te doen:

Btw innen op verkopen (d.w.z. BTW in rekening brengen aan klanten)
Btw afdragen aan de staat
Periodiek btw-aangifte doen
Je kunt ook geen btw aftrekken van je zakelijke uitgaven

De voordelen kunnen zijn:

je boekhouding wordt zeer vereenvoudigd (je hoeft alleen een jaarlijkse inkomstenbelasting en een jaarlijkse klantenlijst in te dienen)
Je rekent geen btw aan, wat betekent dat je prijzen concurrerender kunnen zijn als je aan particulieren verkoopt
Je trekt geen btw af op je aankopen > dit is alleen interessant als je geen grote uitgaven hoeft te doen in België (investeringen, apparatuur, enz.).

1/ Berekening van de drempel van € 25 000 voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Limiet jaaromzet: Als je jaaromzet (zoals hieronder gedefinieerd) niet hoger is dan €25.000 exclusief btw, kun je kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine bedrijven. Onder deze regeling hoef je geen btw in rekening te brengen aan je klanten.
btw-uitsluiting: Onder deze regeling hoef je geen btw in rekening te brengen en periodiek btw-aangiften te doen en
Vereisten om in aanmerking te komen:

De jaarlijkse omzet mag niet hoger zijn dan € 25.000.
Bepaalde activiteiten zijn uitgesloten (bijv. btw-eenheid, bouwbedrijven, gemeubileerde accommodatie waarover btw moet worden betaald, bepaalde btw-plichtige activiteiten in de horeca).

1.1 Inkomsten die moeten worden opgenomen en uitgesloten

→ Opgenomen in de berekening:

Dit betreft alle leveringen van goederen en diensten die onderworpen zijn aan btw wanneer de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen niet wordt toegepast. Het gebruikte btw-tarief is niet van belang.
Export en intracommunautaire leveringen die vrijgesteld zijn van btw.
Inkomsten uit van btw vrijgestelde verhuur van onroerend goed.

→ Uitgesloten van de berekening:

Verkoop van investeringsgoederen (bijvoorbeeld een auto verkocht door het bedrijf).
Diensten geleverd buiten België, zoals advies aan een bedrijf gevestigd in een andere EU-lidstaat, vallen onder de algemene B2B-regel. Dit betekent dat de dienst wordt geacht te zijn gevestigd in het land waar de afnemer is gevestigd.
Diensten die zijn vrijgesteld onder "art. 44 CTVA" (bijv. therapeutische medische diensten), met uitzondering van btw-vrijgestelde verhuur van onroerend goed en niet-therapeutische medische diensten.

💡Samengevat, om te bepalen of je in aanmerking komt voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, moet je kijken naar je jaarlijkse omzet exclusief btw, inclusief bepaalde btw-vrijgestelde transacties, maar exclusief andere soorten inkomsten zoals hierboven aangegeven. De drempel van €25.000 is van cruciaal belang en als deze wordt overschreden, heeft dit specifieke gevolgen voor de btw-afhandeling.

2/ Als de drempel wordt overschreden:

Als je de drempel van €25.000 overschrijdt, moet je overschakelen naar het normale btw-regime (onderworpen aan btw). Tenzij de overschrijding uitzonderlijk is en niet meer dan 10% bedraagt (maximaal € 27.500) → Let op: als de overschrijding uitzonderlijk is en niet meer dan 10% bedraagt, moet je contact opnemen met de FOD Financiën om hun toestemming te vragen om verder te gaan onder de vrijstellingsregeling, en hun schriftelijke bevestiging bewaren.
Het regime wordt onmiddellijk gewijzigd zodra de drempel is overschreden, zonder terugwerkende kracht. Zie dit artikel voor informatie over hoe je van regime kunt veranderen.
Je krijgt het recht om btw af te trekken op zakelijke aankopen.

🚨 De drempel van €25.000 geldt voor een volledig jaar, d.w.z. 365 dagen. Als je je zelfstandige activiteit onder de status van btw-franchisenemer in het midden van het jaar start, dan wordt de drempel pro rata voor de resterende periode berekend.

🚨🚨 De eerste factuur die de drempel van €25.000 overschrijdt, valt volledig onder het gewone btw-stelsel, waardoor de overeenkomstige btw moet worden gefactureerd. Het is belangrijk om op te merken dat deze wijziging geen terugwerkende kracht heeft, wat betekent dat eerder uitgereikte facturen ongewijzigd blijven. Nu je recht hebt op btw-aftrek, kun je ook btw terugvorderen die je in het verleden al hebt betaald.

💡 Onder bepaalde voorwaarden en als aan bepaalde formaliteiten wordt voldaan: het is bovendien mogelijk om een deel van de btw terug te vorderen die je hebt betaald toen je onder de franchiseregeling viel (toen was het terugvorderen van btw niet toegestaan):

💡 Goederen en diensten die niet gebruikt of verbruikt worden op het moment van de verandering van regime, zoals kleine kantooruitrusting.

💡 Evenals investeringsgoederen komen investeringsgoederen in aanmerking voor teruggave, mits ze ten tijde van de verandering van regime nog bruikbaar zijn en de herzieningstermijn van 5 of 15 jaar niet is verstreken.

🚨 Het is cruciaal voor je recht op aftrek om te weten dat deze teruggave afhankelijk is van de voorlegging van een inventaris van de voorraad die bestond op het moment van de wijziging, samen met een lijst van kapitaalgoederen die op dat moment nog in gebruik waren. Deze documenten moeten in tweevoud worden ingediend bij het btw-controlekantoor, binnen 3 maanden na de wijziging van het belastingstelsel (Koninklijk Besluit nr. 19, artikel 7).

Hoe verander je status?

Je hoeft enkel een wijzigingsaangifte voor een btw-identificatie (formulier 604B) in te vullen, hetzij online, hetzij via jouw sociaal secretariaat.

Hoe pas je je nieuwe btw-status aan in de app?

Vergeet niet om je statuut aan te passen in je instellingen:

1️⃣ Open het menu in de app.
2️⃣ Ga naar Instellingen.
3️⃣ Ga naar Belastinginstellingen.
4️⃣ Kies onder ‘Btw-type’ de optie ‘Onderworpen aan btw’.

✅ Je statuut is nu bijgewerkt!

3/ Wat zijn de administratieve verplichtingen onder de vrijstellingsregeling?

→ Dien indien nodig de Intra-EU listing in. Alle stappen staan in dit artikel.

→ Als een leverancier uit een ander EU-land jou een factuur heeft gestuurd onder de verleggingsregeling binnen de EU, dan moet je btw aangeven en betalen via de speciale btw-aangifte (aangifte 629). Je vindt alle informatie die je nodig hebt in dit artikel.

💡 Als je beide bovenstaande verplichtingen moet indienen, verschijnen ze in het scherm Belastingen van Accountable.

→ Dien indien nodig je jaarlijkse klantenlijst in. Alle stappen zijn te vinden in dit artikel. In tegenstelling tot degenen die btw-plichtig zijn, hoeven mensen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen geen jaarlijkse klantenlijst in te dienen als deze leeg is (nihil).

→ Natuurlijk moet je je aangifte personenbelasting jaarlijks indienen.

4/ Wijzigingen vanaf 1 januari 2025 met betrekking tot het btw-vrijstellingsstatuut

Vanaf 1 januari 2025 geldt een dubbele drempel om gebruik te kunnen maken van het btw-vrijstellingsstatuut:

Een nationale drempel, die in België ongewijzigd blijft op €25.000.
Een Europese drempel van €100.000, die het mogelijk maakt voor kleine ondernemingen die in een andere EU-lidstaat gevestigd zijn om onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld te blijven van een lokale btw-registratie:
- Their turnover in their country of establishment does not exceed the national threshold.
- Their total turnover across the EU remains below €100,000.

⚠️ Belangrijk:

De nationale drempel van €25.000 is inbegrepen in de Europese drempel van €100.000.

Procedure en verplichtingen die je moet volgen

1. Melding aan de belastingdienst

Naast de aangifte van het gebruik van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen via formulier e604A of e604B, is er een extra melding vereist om de vrijstelling toe te passen in andere lidstaten.
Zodra dit gevalideerd is, wordt het Belgische btw-nummer uitgebreid met het achtervoegsel “EX” (bijvoorbeeld: BE 0123.456.789 EX).
De belastingplichtige moet daarbij volgende informatie verstrekken:
→ Een lijst van de lidstaten waarin hij de vrijstelling wenst toe te passen.
→ Zijn totale omzet in België en in elke betrokken lidstaat.
Elke wijziging in deze informatie moet op voorhand worden gemeld aan de Belgische belastingdienst.

2. Kwartaalaangiften voor btw

Verplicht om de vrijstellingsdrempels op te volgen.
De onderneming moet haar omzet in België en in andere lidstaten aangeven (geef “0” op als er in een bepaald land geen activiteit was).

3. Jaarlijkse klantenlisting

Verplichting voor kleine ondernemingen in België.
Nieuw vanaf 2025: het totaalbedrag van de omzet moet volledig worden aangegeven, ook als de klanten geen btw-nummer hebben.

Sinds 1 januari 2025 kunnen belastingplichtigen elk kwartaal verzoeken om over te schakelen naar de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Voorheen was dit slechts twee keer per jaar mogelijk.

De aangifte om over te schakelen naar deze regeling (via de e604-toepassing op MyMinfin) moet uiterlijk worden ingediend op de 15e van de maand voorafgaand aan de wijziging.
Dit komt overeen met de volgende deadlines: 15 december, 15 maart, 15 juni en 15 september.

🚨🚨 De Europese drempel is niet automatisch en moet worden aangevraagd via een extra melding.

Samenvattingstabel van de wijzigingen in het btw-vrijstellingsstatuut vanaf 01/01/2025:

Categorie	Wijzigingen en Verplichtingen
Nieuwe vrijstellingsdrempels	Nationale drempel: €25.000 (ongewijzigd in België). Europese drempel: €100.000 totale omzet binnen de EU, inclusief de nationale drempel. Belangrijk: Als een van de drempels (nationaal of Europees) wordt overschreden, moet de onderneming overstappen naar het btw-plichtige statuut en zich registreren voor btw in België.
Niet-EU bedrijven	Hebben geen recht op de vrijstelling. Btw-plichtig vanaf de eerste verkoop.
Melding aan de belastingdienst	Aangifte via e604A of e604B om de regeling in België toe te passen. Extra melding vereist voor vrijstelling in andere lidstaten. Uitgifte van een Belgisch btw-nummer met het achtervoegsel "EX" (bijv. BE 0123.456.789 EX). Te verstrekken informatie: ➝ Betrokken lidstaten. ➝ Totale omzet (België en andere lidstaten). Wijzigingen moeten vooraf aan de belastingdienst worden gemeld.
Btw-aangiften	Verplichte kwartaalaangiften om de drempels te volgen. Aangifte van de omzet in België en in andere lidstaten (geef "0" op als er geen activiteit in een land was).
Jaarlijkse klantenlijst	Verplicht voor kleine bedrijven in België. Nieuw in 2025: het totaalbedrag van de omzet moet volledig worden aangegeven, zelfs als de klanten geen btw-nummer hebben (via de jaarlijkse klantenlijst).

Nog steeds niet zeker of je een btw-vrijgestelde onderneming bent of niet? Hier is een video die je helpt om dit uit te zoeken.

Alles wat je moet weten over de status van btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen