Eine Rechnung zu erstellen, die den rechtlichen Anforderungen in Deutschland entspricht, ist für jeden Selbstständigen unerlässlich. Mit Accountable ist dieser Prozess einfach und effizient. Folge dieser Anleitung, um deine rechtskonforme Rechnung in nur wenigen Schritten zu erstellen. 😊
Vor dem Erstellen deiner Rechnung
Bevor du deine erste Rechnung in Accountable erstellst, solltest du vorab deine persönlichen Daten in deinem Account überprüfen. Folgende Daten werden dann automatisch auf jede Rechnung übernommen:
Name und Adresse deines Unternehmens bzw. deiner selbständigen Tätigkeit
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – auf einer Rechnung muss mindestens eine von beiden stehen. Ob du die USt-IdNr. auf deinen Rechnungen ausweisen musst erfährst du in diesem Artikel zur USt-IdNr.
IBAN, damit deine Kund:innen wissen, wohin sie überweisen sollen.
Du findest diese Punkte in der Menüleiste unter „Konto“ → „Einstellungen“ → „Persönliche Details“. Ohne diese Daten ist deine Rechnung möglicherweise nicht gültig, und du kannst nicht bezahlt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Rechnung erstellen
Folge diesen einfachen Schritten, um deine Rechnung zu erstellen:
Klicke auf „Einnahmen“ -> „Rechnung erstellen“
Gib die Daten deines Kunden ein:
Trage den vollständigen Namen und die Adresse deines Kunden ein. Achte darauf, dass diese Angaben korrekt sind, damit die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Bei Unternehmen im EU-Ausland brauchst du außerdem deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Füge deine Leistungen oder Waren hinzu:
Klicke auf „Posten hinzufügen“
Name & Beschreibung: Was hast du geliefert oder geleistet? Je konkreter, desto weniger Rückfragen.
Kategorie: Wähle hier die Kategorie aus, die zu deiner Einnahme passt (Verkauf von Dienstleistung oder Verkauf von Waren)
Anzahl & Preis: Lege hier die Anzahl und den Preis pro Einheit (netto, also ohne Umsatzsteuer.).
Erweiterte Einstellungen: Hier kannst du optional einen Rabatt hinterlegen und die Einheit anpassen: Wähle eine Vorgabe (z. B. Stunde, Tage, Kilometer) oder trage deine eigene Einheit individuell ein. Klicke dazu einfach in das Feld "Einheit" und überschreibe, was drin steht.
Wähle den passenden Umsatzsteuersatz:
Regelbesteuerung: In den meisten Fällen gilt 19 %. Für bestimmte Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 %.
Kleinunternehmer: Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Der gesetzlich erforderliche Hinweis wird von Accountable automatisch ergänzt.
Keine USt. / Reverse Charge (z. B. bei Kund:innen im Ausland): Die USt. wird nicht von dir ausgewiesen, sondern von deinen Kund:innen abgeführt. Auch hier ergänzt Accountable den nötigen Hinweis.
Details dazu findest du in unserem Artikel: Wie schreibe ich Rechnungen an Kund:innen im Ausland?
Prüfe die Daten:
Rechnungsdatum: Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst.
Leistungsdatum: Das Datum (oder der Zeitraum), an dem du die Leistung erbracht hast. Es kann vom Rechnungsdatum abweichen.
Beispiel: Du lieferst am 28. Mai und schreibst die Rechnung am 3. Juni, dann ist der 28. Mai dein Leistungsdatum.Rechnungsnummer: Rechnungsnummern müssen fortlaufend, lückenlos und aufsteigend vergeben werden, damit jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist und keine Nummer ausgelassen oder doppelt verwendet wird. Accountable vergibt sie automatisch. Du kannst sie auch manuell anpassen, achte aber darauf, dass sie die oben genannten Anforderungen erfüllen.
Zahlungsziel: Bis wann sollen deine Kund:innen zahlen? Üblich sind 14 oder 30 Tage.
Rechnungsvorlagen: Rechnungsdesigns lassen sich auch als Vorlage speichern, sodass du sie bei Bedarf jederzeit wiederverwenden kannst
Kontrolliere die Beträge:
Accountable berechnet Nettobetrag (ohne USt.), USt-Betrag und Bruttobetrag (Gesamtbetrag inklusive USt.) automatisch aus deinen Angaben. Wirf trotzdem einen kurzen Blick darauf, ob alles stimmt.
Zahlungsinformationen:
Deine IBAN aus den persönlichen Daten wird automatisch auf der Rechnung übernommen, damit deine Kund:innen wissen, wohin sie überweisen sollen. Möchtest du eine andere Zahlungsanweisung angeben, kannst du das hier anpassen.
Kann ich meine Rechnung anpassen oder individualisieren?
Das Anpassen des Rechnungsdesigns ist in allen bezahlten Abos möglich.
Accountable bietet dir die Möglichkeit, deine Rechnung so zu gestalten, dass sie zu deiner selbständigen Tätigkeit passt. Du wählst zuerst einen von 4 verschiedenen Stilen als Grundlage. Danach legst du fest:
Farbe: passend zu deinem Auftritt
Schriftart und -größe
Dichte: ob deine Rechnung eher kompakt oder luftig wirkt
Tabellenrahmen: mit oder ohne Rahmen um deine Positionen
Sprache: die Sprache, in der deine Rechnung erstellt wird
Währung: falls du mit Kund:innen im Ausland arbeitest, kannst du Rechnungen auch in anderen Währungen erstellen.
Nutze diese Optionen, um deine Rechnung professionell und individuell zu gestalten. Bitte beachte, dass du deine Rechnungen in allen bezahlten Abos individualisieren kannst. Im kostenlosen "Rechnungen Free" Plan geht das leider nicht. ⚠️
So versendest du deine Rechnung
Sobald deine Rechnung fertig ist, hast du mehrere Optionen, sie zu versenden:
Speichern + Beenden: Du speicherst die Rechnung zunächst als Entwurf und versendest sie später. Sie ist dann noch nicht verschickt.
Als PDF herunterladen: Lade die Rechnung herunter und sende sie manuell per E-Mail oder auf andere Weise.
Direkt aus Accountable senden: Versende die Rechnung direkt aus der App an deinen Kunden.
Wähle die Option, die für dich und deinen Kunden am besten passt.
💡 Gut zu wissen: E-Rechnung. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Welche Fristen für dich gelten und wie du E-Rechnungen mit Accountable versendest, erfährst du hier. |
💡 Häufig gestellte Fragen:
Kann ich meine Rechnung nach dem Versenden noch ändern?
Sobald eine Rechnung verschickt wurde, gilt sie als offizielles Dokument und darf aus steuerlichen Gründen nicht rückwirkend verändert werden. Hast du dich vertan, stellst du eine Storno-Rechnung aus und schreibst eine neue. Wie das geht, erfährst du hier.
Was passiert, wenn ich die USt. auf meiner Rechnung vergesse?
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die USt. korrekt angewendet wird, da eine fehlerhafte Rechnung rechtliche Probleme verursachen kann. Wenn du es nachträglich bemerkst, storniere die Rechnung und stelle eine korrigierte neue Rechnung mit dem hinzugefügten USt-Betrag aus.
Muss ich eine USt-IdNr. haben, um Rechnungen zu schreiben?
Das kommt drauf an: Auf deiner Rechnung muss grundsätzlich entweder deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. stehen. Wann du eine USt-IdNr. benötigst, erklären wir hier.
Wie schreibe ich eine Rechnung an Kund:innen im Ausland?
Ob und wie du USt. ausweist, hängt vom Land und davon ab, ob deine Kund:innen Unternehmen oder Privatpersonen sind. Alles Wichtige dazu findest du in diesem Artikel.
Deine erste Rechnung ist geschafft. Das ist ein echter Meilenstein! 🎉 Falls unterwegs etwas unklar war, schreib uns einfach an steuer-coach@accountable.eu
Wir helfen dir gerne weiter. 😊
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