Een verkeerd btw-type corrigeren in Accountable: een stapsgewijze gids
Als zelfstandige is het essentieel dat je het juiste btw-type in Accountable hebt voor een correcte aangifte. Als je in werkelijkheid onderworpen bent aan de btw maar per ongeluk "Vrijgesteld" hebt geselecteerd in Accountable, zijn je facturen zonder btw aangemaakt, terwijl je die had moeten aanrekenen.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de fout corrigeert en je btw-type correct instelt.
⚠️ Voordat je iets onderneemt, controleer eerst je btw-type op Intervat. Volg onze stapsgewijze gids hier: Hoe je jouw btw-type kunt verifiëren bij het aanmaken van je account op Accountable
Het verkeerde btw-type selecteren kan verschillende problemen veroorzaken, waaronder:
Geen btw aangerekend op je facturen: als "Vrijgesteld" worden je facturen zonder btw aangemaakt. Maar als onderneming die onderworpen is aan de btw, had je 21 % (of het toepasselijke tarief) aan je klanten moeten aanrekenen. Deze btw blijft verschuldigd aan de administratie.
Geen btw-aangifte beschikbaar: met het type "Vrijgesteld" genereert Accountable geen periodieke btw-aangifte. Zo mis je mogelijk verplichtingen die wel op jou van toepassing zijn, wat kan leiden tot vertragingen en boetes.
Geen btw-aftrek op je uitgaven: als "Vrijgesteld" kan je de btw op je beroepsmatige aankopen niet recupereren. Als onderneming die onderworpen is aan de btw heb je daar recht op.
Je btw-type snel corrigeren voorkomt deze problemen en houdt je in orde.
Stap 1: Maak creditnota's voor je facturen 🧾
Voordat je iets anders doet, moet je alle facturen die onder het verkeerde btw-type zijn aangemaakt annuleren door creditnota's op te maken. Deze creditnota's moeten aan het huidige kwartaal gekoppeld worden.
Maak creditnota's aan voor zowel inkomsten- als uitgavenfacturen.
Zorg dat de creditnota's de originele facturen exact weerspiegelen (zonder btw, precies zoals ze werden geboekt).
⚠️ Belangrijk: je btw-type moet nog op "Vrijgesteld" staan wanneer je de creditnota's aanmaakt. Verander je btw-type nog niet. Schakel pas over naar "Onderworpen aan btw" nadat alle creditnota's correct zijn aangemaakt. Als je te vroeg verandert, worden de creditnota's onder het verkeerde btw-type geboekt en is de correctie niet geldig.
Inkomsten | Uitgaven |
Als de factuur in Accountable is aangemaakt, genereer je een creditnota vanuit de factuur en koppel je die aan het huidige kwartaal. | Maak creditnota's aan op basis van dezelfde aankoopfacturen en koppel ze aan het huidige kwartaal. |
💡 Weet je niet hoe je een creditnota aanmaakt? Deze gidsen tonen je precies hoe:
Voor inkomstenfacturen: Hoe je een klant terugbetaalt of een factuur annuleert met een creditnota
Voor uitgavenfacturen: Hoe je een creditnota aanmaakt voor een eerdere aankoop als btw-plichtige onderneming
Stap 2: Upgrade je abonnement 🔁
Om je btw-type te kunnen wijzigen, upgrade je je formule van Bookkeeping (GROW) naar Taxes of Max.
Stap 3: Wijzig je btw-type in de instellingen ⚙️
Ga naar Intervat om je btw-type te dubbelchecken.
Ga in je Accountable-account naar Account > Instellingen > Taxes.
Wijzig je btw-type van "Vrijgesteld" naar "Onderworpen aan btw".
Vergeet niet op Opslaan te klikken.
⚠️ Eenmaal gewijzigd, gebruiken nieuwe facturen automatisch het juiste btw-type. Facturen die onder het verkeerde type zijn aangemaakt, moeten echter handmatig worden aangepast.
Stap 4: Contacteer je klanten 📞
Omdat je btw had moeten aanrekenen maar dat niet deed, moet je dit nu met je klanten rechtzetten. Bespreek de correctie met hen voordat je nieuwe facturen aanmaakt.
Je aanpak kan afhangen van wat de klant aanvaardt. Je hebt twee opties:
Btw bovenop het oorspronkelijke bedrag toevoegen: de klant betaalt 21 % btw extra.
Btw in het oorspronkelijke bedrag opnemen: je neemt de btw voor eigen rekening, wat je netto-inkomsten verlaagt.
Verkooptype | Actie | Btw-impact |
B2B binnen België | 🧾 Creditnota + nieuwe factuur + btw innen (of voor eigen rekening nemen) | 💰 De btw moet bij de klant geïnd of in de totaalprijs opgenomen worden. |
B2C binnen België | ✏️ Pas de btw-status van "andere inkomsten" aan (Geavanceerde instellingen) | 💸 Btw in de totaalprijs opnemen. |
B2B buiten België | 🧾 Creditnota + nieuwe factuur | 🌍 Geen btw-impact op het geïnde bedrag. |
B2C binnen de EU | ✏️ Pas de btw-status van "andere inkomsten" aan (Geavanceerde instellingen) | 💸 Btw in de totaalprijs opnemen. |
B2C buiten de EU | ✏️ Pas de status van "andere inkomsten" aan | 🌍 Geen btw-impact op het geïnde bedrag. |
💡 Herinnering: de creditnota zelf moet aangemaakt worden terwijl je btw-type nog op "Vrijgesteld" staat (zie Stap 1). Je maakt de nieuwe factuur pas aan nadat je bent overgeschakeld naar "Onderworpen aan btw".
Stap 5: Maak je facturen opnieuw aan 📝
Maak nieuwe inkomsten- en uitgavenfacturen aan met het juiste btw-type ("Onderworpen aan btw").
Zorg dat deze facturen aan het huidige kwartaal gekoppeld zijn.
Voor uitgaven en inkomstentickets (bonnetjes) kan je het btw-type aanpassen via de Geavanceerde instellingen.
⚠️ Voor officiële inkomstenfacturen: je kan de factuur alleen rechtstreeks bewerken of opnieuw aanmaken als je btw-kwartaal nog niet is ingediend én je klant zijn eigen btw-aangifte nog niet heeft ingediend. Als je btw-kwartaal al is ingediend, of als je klant de btw al heeft aangegeven, moet je in plaats daarvan een creditnota voor de inkomstenfactuur aanmaken (zie Stap 1) en vervolgens een nieuwe, correcte factuur opmaken.
✨ Samenvatting: je btw-type corrigeren van "Vrijgesteld" naar "Onderworpen aan btw"
Stap | Inkomsten | Uitgaven |
1. Creditnota | ✅ Terwijl het type nog "Vrijgesteld" is, genereer je de creditnota's vanuit de facturen en koppel je ze aan het huidige kwartaal | ✅ Terwijl het type nog "Vrijgesteld" is, maak je de creditnota's op basis van dezelfde aankoopfacturen, gekoppeld aan het huidige kwartaal |
2. Abonnement upgraden | 🔁 Ga van Bookkeeping (GROW) naar Taxes of Max | 🔁 Idem als voor inkomsten |
3. Btw-type wijzigen | ⚙️ Ga naar Account > Instellingen > Taxes, wijzig van "Vrijgesteld" naar "Onderworpen aan btw", klik op Opslaan | ⚙️ Idem als voor inkomsten |
4. Klanten contacteren | 📞 Informeer de klanten over de correctie. 💡 Kies: btw bovenop toevoegen of voor eigen rekening nemen (zie tabel hierboven) | (niet van toepassing) |
5. Facturen opnieuw aanmaken | 🧾 Maak de inkomstenfacturen opnieuw aan met het juiste btw-type, gekoppeld aan het huidige kwartaal. Als het kwartaal al is ingediend of de klant al heeft aangegeven, gebruik je een creditnota | 🧾 Maak de uitgavenfacturen opnieuw aan met het juiste btw-type, gekoppeld aan het huidige kwartaal |
📧 Nog vragen? Neem contact met ons op, we helpen je graag! 💜