1. Hoe beheer je de uitgaven van je klant 💸
Als accountant kun je de uitgaven van je klant beheren en valideren. Hier lees je stap voor stap hoe je dat doet:
1.1. Uitgaven uploaden 📤
Om uitgaven namens je klant te uploaden:
Klik vervolgens op Bestand selecteren en kies één of meerdere uitgaven om te uploaden.
1.2. Handmatig uitgaven of creditnota’s aanmaken 📝
Als je handmatig een uitgave of een creditnota moet aanmaken:
Klik op de drie puntjes (optiesmenu) om handmatig een uitgave of creditnota aan te maken.
1.3. Het uitgavendashboard bekijken 📊
Voor een volledig overzicht van de uitgaven van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
Dit geeft je een volledig overzicht van alle uitgaven, gecategoriseerd per leverancier en per categorie.
1.4. Aftrekbare kosten en kwartaaloverzicht bekijken 💼
Aan de linkerkant van de pagina:
Zie je een overzicht van de aftrekbare kosten voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
1.5. Uitgaven filteren 🔍
Om uitgaven te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties. Zo kun je de uitgaven sorteren op basis van jouw behoeften.
3.6. Wijzigen van fiscale en btw-aftrekbaarheid ⚙️
Accountable stelt automatisch aftrekbare percentages in voor elke categorie.
Als je deze percentages wilt aanpassen, kun je dat eenvoudig doen door een beetje naar beneden te scrollen en het gewenste percentage in te vullen.
⚠️ Wanneer je een aangepast aftrekbaar percentage invoert, wordt dit niet automatisch toegepast op de hele categorie. Je zult het aangepaste percentage telkens opnieuw moeten invoeren bij het aanmaken van een nieuwe uitgave. |
1.7. Uitgaven valideren ✅
Na het controleren van de uitgaven die je klant heeft ingevoerd:
Kun je de uitgave opslaan en valideren, of opslaan zonder te valideren.
⚠️ Zodra een uitgave gevalideerd is, kan je klant deze niet meer wijzigen.
Zo ziet de factuur eruit in het account van uw klant nadat deze is gevalideerd.
Het slotpictogram verschijnt zowel op het expertplatform als in de interface van de klant.
1.8. Hoe koppel je een betaling aan een uitgave?
Je kunt een betaling op twee manieren koppelen:
Via het bankoverzicht: Zoek de transactie en koppel deze rechtstreeks aan de bijbehorende uitgave.
Via de uitgave zelf: Nadat je de uitgave hebt toegevoegd, scroll je naar beneden en klik je op “Hoe werd deze uitgave betaald?” Selecteer vervolgens de transactie met hetzelfde bedrag.
2. Hoe beheer je de inkomsten van je klant 💰
2.1. Inkomstfactuur aanmaken 🧾
-> Om inkomstfacturen aan te maken namens je klant, volg je deze stappen:
Klik op “Factuur aanmaken”.
Vanaf daar kun je een klant toevoegen.
Kies een bestaande klant of maak een nieuwe aan.
-> Wanneer je een item toevoegt aan de inkomstfactuur, moet je het volgende doen:
Voeg een naam toe aan het item.
Eventueel kun je een beschrijving toevoegen.
Selecteer de juiste categorie en voer de prijs in.
Er is ook een optie om te kiezen uit de prijslijst, waar alles al is ingesteld, inclusief naam, categorie en prijs.
-> Nadat de factuur is opgesteld, heb je verschillende opties:
Sla de factuur op en verstuur ze naar de klant.
Sla ze op en sluit af, enzovoort.
-> Opslaan & klaarmaken om te verzenden
Zodra de factuur klaar is, kun je klikken op Opslaan & klaarmaken om te verzenden.
Als je de factuur via Peppol wilt versturen, klik je op “Factuur verzenden via Peppol” om dit te activeren.
Hetzelfde geldt als je de factuur via e-mail wilt verzenden. Zorg er in dat geval wel voor dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.
-> Opslaan & afsluiten
Als je de factuur alleen wilt opslaan zonder ze meteen te versturen, klik je eenvoudig op Opslaan & afsluiten.
-> Status: niet verzonden!
Als de inkomstfactuur als niet verzonden is gemarkeerd, betekent dit dat het een conceptfactuur is en niet wordt meegerekend in de omzet van je klant.
Als de factuur via een extern e-mailadres is verzonden, kun je ze eenvoudig als verzonden markeren door op het vinkje ✅ te klikken.
Als alternatief kun je op het e-mailicoon 📧 klikken om de factuur rechtstreeks naar de klant te verzenden.
-> De inkomstenfactuur kan ook achteraf aan een betaling gekoppeld worden.
Hiervoor klik je op de inkomstenfactuur en scroll je naar beneden tot je "Bijkomende informatie" ziet staan.
-> Je hebt ook de optie “Offerte”, waarmee je offertes kunt aanmaken vóór het opstellen van een factuur en deze naar je klant kunt versturen.
Zodra de offerte is geaccepteerd, kun je klikken op “Maak er een factuur van” om automatisch een factuur aan te maken op basis van de offerte.
-> Net als bij uitgaven, krijg je bij het klikken op de drie puntjes de volgende opties:
Factuur importeren
Creditnota aanmaken
Creditnota importeren
Niet-factureerbare inkomsten toevoegen (ticket)
Offerte aanmaken
Terugkerende factuur inplannen
→ Niet-factureerbare inkomsten toevoegen:
Je kunt deze functie gebruiken voor verkoop zonder factuur, zoals bij een rechtstreekse betaling aan de kassa. Voorbeelden zijn een arts of kinesist die inkomsten noteert, of een kleine winkelier die een verkoop registreert. Voor dit type verkoop zijn de naam en het adres van de klant van je cliënt niet vereist. Deze functie is bedoeld voor inkomsten onder de 250 euro, behalve wanneer het gaat om een dagontvangstenboek.
Je kunt deze functie ook gebruiken om gegevens uit het dagontvangstenboek van je klant toe te voegen.
Voor de nodige stappen om dit te doen, kun je de instructies volgen via de link die wordt meegegeven.
2.2. Het inkomstendashboard bekijken 📈
Voor een volledig overzicht van de inkomsten van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
2.3. Totale inkomsten en kwartaaloverzicht bekijken 📆
Aan de linkerkant van de pagina zie je:
Een overzicht van de totale inkomsten exclusief btw voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
2.4. Inkomsten filteren 🔎
Om inkomsten te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties, zodat je de inkomsten kunt sorteren op basis van jouw behoeften.
2.5. Klanten beheren en bewerken 👤
Om klanten te beheren en te bewerken:
Ga naar “Klanten”.
Je kunt bestaande klanten opzoeken of klikken op “Nieuwe klant toevoegen” om een nieuwe klant aan te maken.
-> Bij het toevoegen van een klant zijn er drie types die je correct moet selecteren:
Bedrijf of organisatie: Voor elke onderneming, zelfstandige of organisatie.
Particulier of organisatie zonder btw-nummer: Voor klanten zonder btw-identificatie.
Diplomaat of diplomatieke organisatie: Voor diplomatieke klanten of instellingen.
2.6. De prijslijst beheren 💼
Om de prijslijst te beheren:
Ga naar “Prijslijst”.
Van daaruit kun je de bestaande prijslijsten bekijken, bewerken of een nieuwe prijslijst toevoegen.
3. Overzicht van de Bankpagina 🏦
Op deze pagina kun je alle banktransacties bekijken die gekoppeld zijn aan het account van je klant.
Elke transactie kan:
Gekoppeld worden aan een bestaande inkomsten- of uitgavenfactuur.
Handmatig gecategoriseerd worden onder een passende categorie (bijv. btw-betaling, btw-teruggave, enz.).
