Die Verwaltung deiner Finanzen als selbstständiger Gärtner in Deutschland umfasst verschiedene Aufgaben: Einkünfte aus Dienstleistungen, Umsatzsteuerregelungen, Ausrüstungs- und andere berufliche Ausgaben. Die richtigen Tools können den entscheidenden Unterschied machen, um deine Arbeit zu erleichtern und steuerlich alles korrekt zu erledigen.
Mit Accountable kannst du deine Buchhaltung vereinfachen und zeitaufwendige Aufgaben vermeiden - so bleibt dir mehr Zeit für das, was wirklich zählt: deine Gartenprojekte und deine Kunden. 🌳🪴
Dieser praktische Leitfaden beantwortet die häufigsten Fragen, die wir von selbstständigen Gärtnern in Deutschland erhalten, und hilft dir dabei, das Beste aus der App herauszuholen.
Themen, die wir gemeinsam durchgehen:
✅ Buchhaltungsgrundlagen für Gärtner
Wie du deine Einnahmen buchst
Barzahlungen und täglicher Umsatz
Umsatzsteuer in Deutschland (umsatzsteuerpflichtig oder Kleinunternehmer)
Miete von Werkzeugen, Maschinen und Lagerräume
Transport
Fortbildung und Zertifikate
✅ Liste der abzugsfähigen Ausgaben und Kategorien
Typische Betriebsausgaben für Gärtner
Gemeinsame Projekte mit anderen Gärtnern
✅ FAQ
Indem du diesem Leitfaden folgst, sparst du Zeit, vermeidest häufige Fehler und behältst deine Buchhaltung im Griff – während du dich auf den Ausbau deines Unternehmens konzentrieren kannst. 🌿✨
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📈 1. Buchhaltungsgrundlagen für Gärtner
Als selbstständiger Gärtner kommt dein Einkommen hauptsächlich aus Dienstleistungen wie Gartenplanung, -pflege, Landschaftsbau und möglicherweise dem Verkauf von Produkten wie Pflanzen oder Gartengeräten.
Wie du deine Einnahmen verwalten kannst:
Fasse deine täglichen Einnahmen zusammen
Behalte deinen täglichen Umsatz im Blick mit:
Einer Kasse
Ein POS-System
Oder ein einfaches Verkaufsjournal
Du kannst die Einnahmen pro Tag oder Woche zusammenfassen, anstatt jeden einzelnen Kunden separat anzulegen.
Einnahmen in Accountable buchen:
Gehe zum grünen „Einnahmen“-Bildschirm
Klicke auf „Einnahme ohne Rechnung“
Keine Kundennamen erforderlich (ideal für barzahlende Geschäfte)
Mehrere Zahlungen zusammenfassen (täglich oder wöchentlich)
Hier haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dich:
💡 Tipp:
Gartenpflege, Landschaftsbau → Service-Einnahmen (Kategorie: Verkauf von Dienstleistungen)
Pflanzen, Erde, Gartengeräte → Produktverkäufe (Kategorie: Verkauf von Waren)
📊 2. Umsatzsteuer in Deutschland: Was du wissen musst
Viele selbstständige Gärtner in Deutschland fallen unter die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG).
Das bedeutet:
Du berechnest keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
Du gibst keine Umsatzsteuererklärungen ab
Dein Umsatz muss unter der Kleinunternehmergrenze (von 25.000€) bleiben
In Accountable:
Gehe zu Einstellungen > Steuern
Wähle „Kleinunternehmer“ aus, falls zutreffend
⚠️ Wichtig:
Du zahlst immer noch Umsatzsteuer auf deine Einkäufe
Du kannst die Umsatzsteuer nicht geltend machen
Die gezahlte Umsatzsteuer zählt zu deinen abzugsfähigen Betriebsausgaben
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist:
Wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest oder freiwillig auf die Regelung verzichtest:
Dann musst du 19% Umsatzsteuer berechnen
Du musst Umsatzsteuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben
Accountable hilft dir, beide Situationen korrekt zu verwalten.
🔧 3. Miete von Werkzeugen und Maschinen
Wenn du Werkzeuge oder Maschinen für dein Gartenbauunternehmen mieten musst, können diese Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Beispiele für gemietete Geräte:
Rasenmäher
Heckenschneider
Bagger
Weitere spezialisierte Werkzeuge
So erfasst du die Ausgaben in Accountable:
Lade die Rechnung für die Miete unter Ausgaben hoch.
Kategorisiere sie als Fremdleistungen.
Diese Mietkosten helfen, dein zu versteuerndes Einkommen zu senken und sicherzustellen, dass deine gemieteten Geräte korrekt in der Buchhaltung berücksichtigt werden.
🏠 4. Kosten für die Lagerung von Werkzeugen und Materialien
Wenn du Platz zur Aufbewahrung deiner Ausrüstung oder Materialien mietest (z.B. einen Lagerraum für Werkzeuge oder Pflanzen) können diese Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Beispiele für abzugsfähige Lagerkosten:
Miete für einen Lagerraum für Werkzeuge, Pflanzen oder Materialien
Miete für einen Platz in einem Lagerhaus für größere Geräte
So dokumentierst du es: Lade die Rechnungen unter Ausgaben hoch und kategorisiere sie als Miete (externes Büro).
Indem du diese Ausgaben korrekt erfasst, kannst du dein zu versteuerndes Einkommen senken.
🛣️ 5. Transport
🚗 Privatauto
Du kannst nur die Pauschalen für die tatsächlichen Fahrten zum Arbeitsplatz und die Dienstfahrten absetzen:
Pendlerpauschale (Fahrten zu deinem Arbeitsplatz)
Kilometerpauschale (Fahrten zu deinen Kunden, Dienstreisen)
🚗 Geschäftsauto
Du kannst absetzen:
Tankbelege
Versicherung
Wartung & Reparaturen
Abschreibungen
Parkgebühren
Abzugsfähigkeit hängt ab von:
Geschäftlichen Nutzungsanteil
Art der Nutzung (1%-Regel oder Fahrtenbuch)
In Accountable:
Füge dein Fahrzeug hinzu
Erfasse jede Ausgabe
Gib den geschäftlichen Nutzungsanteil an
Schau dir dazu gerne unseren Artikel an:
🚲 Fahrrad
Wenn du ein Fahrrad für geschäftliche Zwecke nutzt:
Setze die tatsächlichen Ausgaben ab (Reparaturen, Zubehör, Abschreibungen)
Bewahre den Nachweis der beruflichen Nutzung auf
🚕 Öffentliche Verkehrsmittel & Taxis
Tickets und Abos, die für berufliche Zwecke genutzt werden, sind unter:
Reisen > Zugtickets und sonstige Reisekosten zu kategorisieren.
🎓 6. Fortbildung & Zertifikate
Als Gärtner ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, und das kannst du vollständig als Betriebsausgabe absetzen.
Gartenbaukurse
Nachhaltigkeits- oder Umweltzertifikate
Gesundheits- und Sicherheitszertifikate
Landschaftsbau- und Gartengestaltungs-Erlaubnisse
Gartenmessen oder Ausstellungen
Messen, Workshops oder Online-Schulungen
Zusätzliche Kosten:
Transport
Mahlzeiten
(Verpflegungspauschale > 📂 Wie kann ich meine Reisekosten absetzen?)
Werkzeuge oder Ausstattungen, die für die Fortbildung benötigt werden
💡 Tipp:
Fortbildungskosten → Kategorie: Fortbildung
Mahlzeiten → Kategorie: Aufmerksamkeiten
💵 7. Abzugsfähige Ausgaben für Gärtner
Abzugsfähige Ausgaben senken dein zu versteuerndes Einkommen, was bedeutet:
Du zahlst weniger Einkommensteuer
Du behältst mehr Geld für dein Geschäft
Du kannst in bessere Werkzeuge, Produkte oder Schulungen investieren
Hier sind typische Ausgaben und wie du sie in Accountable verbuchst:
Artikel | Kategorie |
Gartengeräte (Rechen, Schaufeln, Rasenmäher) | Geräte & Werkzeuge |
Pflanzen und Samen für Projekte | Rohmaterial |
Wartung von elektrischen Geräten (z.B. elektrische Heckenscheren, Akku-Geräte mit digitalen Komponenten) | Wartung |
Externe Dienstleister für größere Projekte | Fremdleistung |
Miete für Werkzeuge | Fremdleistung |
Berufskleidung (Uniformen, Stiefel) | Arbeitskleidung |
Werbung (Anzeigen, Flyer) | Werbung |
Versicherung (Berufshaftpflicht oder für Werkzeuge) | Geschäftl. Versicherung |
Miete für Büro oder Lagerraum | Miete (externes Büro) |
Website & Werbung | Werbung |
Gartendesign-Tool (Abonnement) | Software-Abo |
Buchungssoftware / POS-System | Software-Abo |
🤝 8. Kosten mit einem Partner teilen
Wenn du mit jemandem zusammenarbeitest und bestimmte Dinge gemeinsam nutzt, zum Beispiel:
Gartengeräte
Ausrüstung
Arbeitsraum
Dann kannst du die Ausgaben selbst bezahlen und deinem Partner seinen Anteil in Rechnung stellen.
So wird sichergestellt, dass beide Parteien ihren Anteil korrekt als Betriebsausgaben absetzen können.
❓9. FAQ
💭 Welches Accountable-Abonnement sollte ich wählen?
Für die meisten selbstständigen Gärtner - besonders für Kleinunternehmer - ist der „Buchhaltungs-Plan“ normalerweise ausreichend.
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, empfehlen wir den „Steuer-Plan“.
Schau dir auch gerne unseren Artikel an:
💭 Wie verwalte ich Einnahmen aus wiederkehrenden Gartenpflegeverträgen?
Wenn du Kunden hast, die dich regelmäßig (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich) für Gartenpflege-Dienstleistungen bezahlen, kannst du diese Einnahmen ganz einfach mit der Funktion „Wiederkehrende Rechnungen“ in Accountable verwalten.
Mit dieser Funktion gibst du die Details nur einmal ein. Accountable erstellt anschließend automatisch die wiederkehrenden Rechnungen für dich. So sparst du Zeit und kannst dich voll auf deine Kunden konzentrieren.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür findest du hier:
💭 Was passiert, wenn ich mit einem anderen Gärtner an einem gemeinsamen Projekt arbeite?
Wenn du mit einem anderen Gärtner zusammenarbeitest, musst du vorher vereinbaren, wer wen beauftragt:
Wenn du den anderen Gärtner beauftragst: Der andere Gärtner stellt dir eine Rechnung für seine Dienstleistungen. Lade diese Rechnung unter Ausgaben hoch und kategorisiere sie als Fremdleistungen.
Wenn der andere Gärtner dich beauftragt: Du stellst eine Rechnung für deine Dienstleistungen, und der andere Gärtner erfasst die Zahlung als Ausgabe in seiner Buchhaltung.
Stelle sicher, dass sowohl Einnahmen als auch Ausgaben klar dokumentiert sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
💭 Kann ich die Kosten für Pflanzen und Werkzeuge, die für private Gartenprojekte verwendet werden, als Betriebsausgaben absetzen?
Nein, Pflanzen und Werkzeuge, die für den privaten Gebrauch gekauft werden, können nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
Nur Werkzeuge, die direkt für geschäftliche Zwecke verwendet werden, sind als Betriebsausgaben absetzbar.
Wenn du jedoch beginnst, private Werkzeuge ausschließlich für berufliche Zwecke zu verwenden, kannst du diese in dein Betriebsvermögen übertragen. Das bedeutet, dass du die Werkzeuge im Laufe der Zeit abschreiben und ihren Wert als Betriebsausgabe abziehen kannst.
Um dies zu tun, musst du:
Das Datum und den Wert der Werkzeuge dokumentieren, wenn sie in dein Unternehmen übertragen werden.
Sie in Accountable unter der Kategorie Werkzeuge als Ausgabe erfassen.
Die Werkzeuge über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abschreiben.
Indem du dies tust, stellst du sicher, dass private Werkzeuge, die für dein Geschäft verwendet werden, ordnungsgemäß erfasst sind.
Schau dir dazu gerne diesen Artikel an:
💭 Muss ich für jeden Kunden eine Rechnung ausstellen?
Für Barzahlungen ist ein täglicher oder wöchentlicher Umsatznachweis (Z-Bericht) in der Regel ausreichend. Rechnungen sind vor allem erforderlich für:
Geschäftskunden
Kooperationen
Kunden mit Sitz außerhalb von Deutschland
💭 Kann ich Accountable auch bei einer Teilzeit-Selbstständigkeit nutzen?
Ja! Accountable eignet sich perfekt für Nebenberufe und Teilzeit-Selbstständigkeit, sowie bei einer Vollzeit-Selbstständigkeit.
💭 Was, wenn ich als GmbH arbeite?
Du kannst Accountable weiterhin verwenden, um Rechnungen für deine GmbH zu erstellen und versenden, aber beachte bitte Folgendes:
Keine Einreichung der Steuererklärung: Accountable unterstützt die Einreichung von Steuererklärungen für GmbHs nicht.
Unterschiedliche Buchhaltungs- und Steueranforderungen: GmbHs haben andere steuerliche und buchhalterische Verpflichtungen als Einzelunternehmen.
💭 Was, wenn mein Beruf nicht aufgelistet ist?
Kein Problem, du kannst deinen Beruf manuell in der App unter Einstellungen > Persönliche Details eingeben und speichern.
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