Option 1 : Télécharger votre reçu/facture
Si vous avez un reçu ou une facture à télécharger directement, suivez ces étapes :
Étape 1 : Accédez à « Dépenses »
Rendez-vous dans la section « Dépenses ».
Étape 2 : Téléchargez la dépense
Accountable Web : Cliquez sur le bouton « Ajouter une nouvelle dépense » en haut à droite de l’écran. | App mobile : Vous pouvez soit cliquer sur « Scanner un document » pour prendre une photo de votre reçu/facture, soit cliquer sur « Importer depuis la galerie » pour sélectionner une image de votre document, soit cliquer sur « Importer un document » pour sélectionner le fichier PDF à importer. |
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Étape 3 : Vérifiez les détails de la dépense
Assurez-vous que les informations du formulaire de dépense sont correctes (par exemple : fournisseur, montant, catégorie).
Scinder la dépense : Si votre facture comprend plusieurs éléments, vous pouvez diviser la dépense en plusieurs postes.Étape 3 : Vérifiez les détails de la dépense
Vérifiez le taux de TVA :
Veillez à vérifier le taux de TVA appliqué à la dépense.
Gestion des montants négatifs sur les factures
Les factures peuvent parfois comporter des montants négatifs pour les raisons suivantes :
Remboursements : émis pour des services payés en trop ou des produits retournés.
Cautions retournées : pour des articles tels que des bouteilles ou d'autres cautions remboursables.
Ajustements de facture : tels que des avoirs ou des remises appliqués après la facture initiale.
Vous pouvez saisir des articles avec des montants négatifs en plaçant simplement le signe « - » devant le montant.
Option 2 : créer une dépense manuellement
Si vous n'avez pas immédiatement votre reçu ou votre facture sous la main, vous pouvez créer une dépense manuellement et joindre le fichier plus tard.
Étape 1 : Accédez à la section « Dépenses »
Accédez à la section « Dépenses » de l'application.
Étape 2 : Créer une dépense manuellement
Accountable Web :
Appuyez sur le bouton « Créer une dépense manuellement » en haut à droite de l'écran | Application mobile :
Cliquez sur « Saisir manuellement une dépense » |
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Étape 3 : Remplissez le formulaire en indiquant les détails de la dépense
Saisissez les détails de la dépense, notamment le fournisseur, la catégorie, le montant et le taux de TVA.
Montants négatifs : si votre dépense comprend des montants négatifs (tels qu'un remboursement ou un avoir), vous pouvez saisir directement ces montants négatifs en tant que lignes dans la saisie manuelle.
Étape 4 : Enregistrer la dépense
Save the expense once you’ve entered all the necessary information.
Important : une fois que vous disposez du justificatif adéquat (facture/reçu), n'oubliez pas de le joindre à la dépense créée manuellement afin de garder une trace claire de toutes vos opérations.
Option 3 : importer des dépenses par e-mail
Vous pouvez également importer des dépenses en transférant directement vers Accountable les e-mails contenant des factures ou des reçus au format PDF.
Étape 1 : Transférez l'e-mail contenant la pièce jointe au format PDF
Il vous suffit de transférer l'e-mail contenant votre fichier PDF de note de frais (à partir de l'adresse e-mail que vous utilisez pour Accountable) à l'adresse depenses@accountable.eu. Vos dépenses seront automatiquement importées dans votre liste de dépenses.
Étape 2 : Vérifier et valider la dépense
Une fois vos dépenses importées, vous pouvez les vérifier et les valider pour vous assurer que tout est correct.
Important : si vous êtes inscrit sur Peppol (avec Accountable comme point d'accès pour la réception des factures), vous recevrez automatiquement vos factures directement dans Accountable. Vous pourrez les consulter et les valider dans votre application.
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