Comme son nom l’indique, la plateforme Accountable pour comptables a été pensée exclusivement pour eux. Elle offre un moyen sécurisé et efficace de gérer les fiduciaires et les données des clients. Les comptables peuvent accéder aux documents de leurs clients, modifier et personnaliser les écritures, ainsi que valider les documents pour les verrouiller du côté du client.

La plateforme permet également d’exporter les documents clés, de soumettre les déclarations de TVA et de gérer l’ensemble des obligations fiscales des clients, le tout à partir d’un seul endroit. Ce processus simplifié facilite la préparation et l’envoi des déclarations pour le compte des clients, y compris les déclarations TVA (fichier XML) et les listings clients.

1. Plan étape par étape – Attribution de licences dans Accountable pour Experts-comptables

Avec Accountable pour Experts-comptables, vous pouvez facilement attribuer des licences (sièges) à vos clients.

🎟️ Attribuer 1 licence :

1️⃣ Allez dans Liste des clients

2️⃣ Trouvez le client à mettre à niveau (doit être sur le plan Gratuit et partager l’accès avec vous)

3️⃣ Cliquez sur Mettre à niveau

4️⃣ Une fenêtre s’ouvre → sélectionnez le client

5️⃣ Cliquez sur Attribuer

-> Licence attribuée !

📧 Admin + client reçoivent un e-mail de confirmation

🎟️ Attribuer plusieurs licences

Option 1 – Via la Liste des clients

1️⃣ Allez dans Liste des clients

2️⃣ Cochez les clients à mettre à niveau (ou utilisez le filtre Gratuit)

3️⃣ Cliquez sur Attribuer des licences

4️⃣ Confirmez avec Attribuer (ou achetez d’abord plus de licences si nécessaire)

5️⃣ Suivi dans Gestion des licences

📧 Admin + clients reçoivent un e-mail

Option 2 – Via Paramètres

1️⃣ Allez dans Paramètres > Gestion des licences

2️⃣ Cliquez sur Attribuer des licences

3️⃣ Recherchez le client (plan Gratuit + accès partagé)

4️⃣ Ajoutez d’autres clients si besoin

5️⃣ Cliquez sur Attribuer

6️⃣ Suivi dans Gestion des licences

📧 Admin + clients reçoivent un e-mail

2. Comment accéder au compte de votre client 📥

La plateforme Expert d’Accountable vous permet d’accéder aux comptes de vos clients et de les gérer. Vous pouvez soit recevoir un accès directement de la part de votre client, soit lui envoyer une demande de connexion. Voici comment commencer :

2.2. Le client vous envoie une invitation ✉️

Pour accéder au compte de votre client, celui-ci doit d’abord vous envoyer une invitation. Cette invitation sera envoyée à l’adresse e-mail que vous lui aurez communiquée, et que vous utiliserez à chaque connexion à son compte.

Voici comment votre client peut envoyer l’invitation :

Étape 1 : Votre client doit se rendre dans Paramètres → “Accès aux données”, puis cliquer sur “Donner accès” à quelqu’un.

Étape 2 : Il doit saisir votre adresse e-mail (celle que vous utiliserez pour accéder à son compte).

Étape 3 : En tant que comptable, vous recevrez un e-mail contenant une invitation. Cliquez sur le lien dans l’e-mail et complétez vos informations pour créer votre compte Expert.

Étape 4 : Après avoir créé votre compte Expert, rendez-vous sur expert.accountable.eu et connectez-vous en utilisant la même adresse e-mail que celle utilisée lors de l’enregistrement.

Étape 5 : Vous recevrez un lien magique par e-mail. Une fois que vous cliquez dessus, vous aurez un accès direct au compte de votre client.

2.2. Comment s’enregistrer sur Expert

Si vous souhaitez vous inscrire sur Expert Accountable sans invitation d’un client, il vous suffit de vous rendre sur expert.accountable.eu et de cliquer sur S’inscrire.

Ensuite, remplissez vos informations et cliquez sur Créer un compte pour finaliser le processus d’inscription.

2.3. Inviter vous-même vos clients ➕

Si vous souhaitez inviter votre client en premier, il vous suffit de cliquer sur « Ajouter vos clients à Accountable ». Indiquez leur adresse e-mail et envoyez l’invitation.

⚠️ Important : Configuration unique

Ces étapes ne sont nécessaires qu’une seule fois, lors de la première configuration de l’accès au compte de votre client. Une fois le processus terminé et votre compte Expert créé, vous n’aurez plus à répéter ces étapes.

Pour des raisons de sécurité, la plateforme Expert vous déconnecte automatiquement toutes les 24 heures.

Pour accéder à nouveau au compte de votre client, il vous suffit de suivre l’étape 4 et l’étape 5, sans devoir repasser par le processus d’invitation.

2.4. Comment inviter des collègues à accéder au compte de votre client 👥

Pour permettre à vos collègues d’accéder aux comptes de vos clients, suivez ces étapes :

Étape 1 : Allez dans Paramètres.

2.5. Comment supprimer des clients ?

Si vous souhaitez supprimer un client ou retirer l’accès à son compte, cliquez simplement sur les trois points, puis sélectionnez Retirer l’accès.

3. Comment gérer les dépenses de votre client 💸

En tant qu’expert-comptable, vous avez la possibilité de gérer et de valider les dépenses de votre client. Voici comment procéder, étape par étape :

3.1. Uploader une nouvelle dépense 📤

Pour uploader des dépenses au nom de votre client :

Cliquez sur uploader une nouvelle dépense.

Ensuite, cliquez sur Sélectionner un document ou dossier et choisissez une ou plusieurs dépenses à uploader.

3.2. Créer des dépenses ou des notes de crédit manuelles 📝

Si vous devez créer une dépense ou une note de crédit manuellement :

Cliquez sur les trois points (menu des options) pour créer manuellement une dépense ou une note de crédit.

3.3. Consulter le tableau de bord des dépenses 📊

Pour obtenir une vue d’ensemble complète des dépenses de votre client :

Cliquez sur l’icône en forme de graphique pour accéder au tableau de bord.

Cela vous donnera une vue d’ensemble complète de toutes les dépenses, classées par fournisseurs et par catégories.

3.4. Voir les coûts déductibles et le récapitulatif trimestriel

Sur le côté gauche de la page :

Vous trouverez un aperçu des coûts déductibles pour l’année en cours.

Juste à côté, vous verrez le montant relatif au trimestre en cours.

3.5. Filtrer les dépenses 🔍

Pour filtrer les dépenses selon différents critères :

Cliquez sur l’icône de filtre pour sélectionner parmi plusieurs options de filtrage, ce qui vous permet de trier les dépenses selon vos besoins.

3.6. Modifier la déductibilité fiscale et TVA ⚙️

Accountable définit automatiquement les pourcentages de déductibilité pour chaque catégorie.

Cependant, si vous souhaitez personnaliser ces pourcentages, vous pouvez facilement les ajuster en défilant légèrement vers le bas et en indiquant le pourcentage souhaité.

⚠️ Lorsque vous saisissez un pourcentage de déductibilité personnalisé, il ne sera pas automatiquement appliqué à la catégorie. Vous devrez ajouter ce pourcentage personnalisé à chaque nouvelle dépense créée.

3.7. Valider les dépenses ✅

Après avoir examiné les dépenses saisies par votre client :

Vous pouvez soit enregistrer et valider, soit enregistrer sans valider.

⚠️ Une fois validées, votre client ne pourra plus modifier ces dépenses.

Voici à quoi ressemble la facture dans le compte de votre client une fois qu'elle est validée :

L’icône de verrouillage apparaît à la fois sur la plateforme expert et sur l’interface du client.

3.7. Comment lier un paiement à votre dépense ?

Vous pouvez lier un paiement de deux manières :

Depuis l’écran bancaire : trouvez la transaction et liez-la directement à la dépense correspondante.
Depuis la dépense elle-même : après avoir ajouté la dépense, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Comment cette dépense a-t-elle été payée ? ».
Puis sélectionnez la transaction correspondante avec le même montant.

4. Comment gérer les revenus de votre client 💰

4.1. Créer une facture de revenus 🧾

→ Pour créer des factures de revenus au nom de votre client, suivez ces étapes :

• Cliquez sur « Créer une facture ».

• À partir de là, vous pouvez ajouter un client.

• Choisissez soit un client existant, soit créez-en un nouveau.

→ Lors de l’ajout d’un article à la facture de revenus, vous devez :

• Ajouter un nom à l’article.

• Ajouter éventuellement une description.

• Sélectionner la bonne catégorie et indiquer le prix.

• Il est également possible de sélectionner un article depuis la liste de prix, où tout est déjà configuré (nom, catégorie et prix).

→ Une fois la facture terminée, vous avez plusieurs options :

• Enregistrer la facture et l’envoyer au client.

• L’enregistrer et quitter, etc.

→ Sauvegarder et préparer l’envoi

• **Une fois la facture prête, vous pouvez cliquer sur « Sauvegarder et préparer l’envoi ».**

**• Pour envoyer la facture via Peppol, vous devez cliquer sur « Envoyer la facture via Peppol » pour l’activer.**

• Il en va de même si vous souhaitez envoyer la facture par e-mail. Cependant, vous devez vous assurer que l’adresse e-mail du client est bien renseignée.

→ Sauvegarder et quitter

**• Si vous souhaitez simplement enregistrer la facture sans encore l’envoyer, vous pouvez simplement cliquer sur « Sauvegarder et quitter ».**

→ Statut : non envoyée !

• Si la facture de revenus est marquée comme non envoyée, cela signifie qu’il s’agit d’un brouillon et qu’elle ne sera pas prise en compte dans les revenus de votre client.

• Si la facture a été envoyée par e-mail externe, vous pouvez simplement la marquer comme envoyée en cliquant sur l’icône de coche ✅.

• Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône e-mail 📧 pour l’envoyer directement au client.

→ La facture de revenus peut également être liée au paiement par la suite.

• Pour ce faire, vous devez cliquer sur la facture de revenus.

→ Vous avez également l’option “Devis”, qui vous permet de créer des devis avant de générer une facture et de les envoyer à votre client.

Une fois le devis accepté, vous pouvez cliquer sur « En faire une facture » pour créer automatiquement une facture à partir de celui-ci.

→ Comme pour les dépenses, lorsque vous cliquez sur les trois points, vous avez les options suivantes :

• Importer une facture

• Créer une note de crédit

• Importer une note de crédit

• Ajouter un revenu sans facture (ticket)

• Créer un devis

• Planifier une facture récurrente

→ Ajout d’un revenu sans facture :

• Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité si vous effectuez des ventes sans facture, par exemple lors de ventes au comptoir.

• Des exemples courants : un médecin ou un kinésithérapeute qui enregistre des revenus, ou un petit commerçant qui enregistre une vente.

• Pour ce type de vente, le nom et l’adresse du client final ne sont pas requis.
• Cette fonctionnalité s’applique aux revenus inférieurs à 250 euros, sauf s’il s’agit d’un livre de recettes journalières.

• Vous pouvez également l’utiliser pour ajouter des écritures issues du livre de recettes journalières de votre client.

• Pour connaître les étapes à suivre, vous pouvez consulter les instructions fournies dans ce lien.

4.2. Consulter le tableau de bord des revenus 📈

Pour avoir une vue d’ensemble complète des revenus de votre client :

• Cliquez sur l’icône graphique pour accéder au tableau de bord.

4.3. Consultation du revenu total et aperçu trimestriel 📆

Sur le côté gauche de la page, vous verrez :

• Un aperçu du revenu total hors TVA pour l’année en cours.

• Juste à côté, le montant lié au trimestre actuel.

4.4. Filtrer les revenus 🔎

Pour filtrer les revenus selon différents critères :

• Cliquez sur l’icône filtre pour choisir parmi plusieurs options de filtrage, ce qui vous permet de trier les revenus selon vos besoins.

4.5. Gérer et modifier les clients 👤

Pour gérer et modifier les clients :

• **Allez dans « Clients ».**

**• Vous pouvez soit rechercher un client existant, soit cliquer sur « Ajouter un client » pour en créer un.**

→ Lors de l’ajout d’un client, il existe 3 types de clients à sélectionner correctement:

•Entreprise ou organisation (Business) : pour toute société, personne indépendante ou organisation.

• Particulier ou entité sans numéro de TVA.

• Diplomate (ou organisation diplomatique).

4.6. Gérer la liste des "Produits & services" 💼

Pour gérer la liste des produits & services :

• Allez dans « Produits & services ».

• À partir de là, vous pouvez accéder aux produits et services existants, les modifier, ou ajouter un nouveau produit ou service.

5. Aperçu de la page Taxes 🧾

La page Taxes vous donne une vue d’ensemble complète de toutes les obligations fiscales pour l’année sélectionnée.

5.1. Navigation entre les années 📅

• En haut de la page, vous pouvez sélectionner l’année que vous souhaitez consulter.
• Une fois un trimestre clôturé et soumis, il se peut qu’il ne soit plus affiché par défaut.

• Pour afficher tous les trimestres précédents, cliquez sur « Afficher toute l’année 20xx » en haut à droite.
• Cela rendra tous les trimestres passés visibles à nouveau.

5.2. Échéances 🕒

Chaque obligation fiscale affiche une date d’échéance indiquant la date limite de soumission.

5.3. Télécharger le fichier XML 💻

• Si vous souhaitez télécharger le fichier XML, suivez le guide étape par étape disponible dans l’article lié.

5.4. Gérer les cotisations sociales 👛

• Vous pouvez gérer les cotisations sociales directement depuis cette page.
• Lorsque le montant trimestriel doit être ajusté, vous pouvez le mettre à jour ici.

5.5. Gérer les versements anticipés d’impôt des personnes physiques 💳

•Si le montant estimé n’est pas exact, vous pouvez le modifier à tout moment en cliquant sur « Modifier ».

5.6. Gérer le listing clients ⚙️

• Vous pouvez retrouver le listing clients pour tous vos clients qui sont tenus d’en soumettre un, dans l’onglet Taxes de l’année concernée.

⚠️
Pour les clients en franchise de TVA ou exonérés, le listing clients n’apparaîtra que s’ils ont des clients enregistrés.

S’il n’y en a pas, le listing ne sera pas affiché.

Contrairement aux clients assujettis à la TVA, même si aucun client n’est présent dans le listing, le nombre “0 client” s’affichera tout de même.

Cela est lié à l’obligation de soumettre un listing client néant pour les assujettis TVA.

5.7. Gérer le listing intracommunautaire ⚙️

• Vous pouvez retrouver le listing intracommunautaire pour tous vos clients qui sont tenus d’en soumettre un, dans l’onglet Taxes du trimestre concerné.

5.8. Gérer la déclaration spéciale de TVA ⚙️

• Pour les clients en franchise de TVA ou exonérés, vous pouvez retrouver leur déclaration spéciale de TVA dans l’onglet Taxes du trimestre concerné.

5.9. Accéder aux paramètres fiscaux ⚙️

• Cliquez sur l’icône paramètres pour ouvrir la page des paramètres fiscaux.

À partir de là, vous pouvez ajuster :

• L’estimation du bénéfice
• Le montant que vous souhaitez voir apparaître sur la liste fiscale
• L’année à partir de laquelle commencer le calcul des taxes
• Votre régime TVA
• Les paramètres de versements anticipés d’impôt

5.10. Impact de l’estimation du bénéfice 📊

• Le choix de l’estimation du bénéfice pour votre client est important, car il existe différentes méthodes pour l’estimer.

• Chaque option aura un impact différent sur les cotisations sociales et les versements anticipés d’impôts dans Accountable — à la hausse ou à la baisse selon l’option sélectionnée.

Cela a également un impact sur la bannière fiscale visible sur la page Taxes, qui affiche :

• Le bénéfice imposable pour l’année en cours

• Le montant total de l’impôt des personnes physiques estimé sur l’année complète, en fonction du bénéfice que vous avez encodé.

Il en va de même pour la bannière présente sur l’écran bancaire, qui influence également la disponibilité de trésorerie.

5.11. Aperçu du compte de résultat 📊

• Cliquez sur l’icône graphique pour consulter un résumé du bénéfice et des pertes annuels de votre client.

5.12. Écritures manuelles ✍️

• Vous pouvez corriger ou ajouter manuellement des écritures, qu’il s’agisse de revenus ou de dépenses.

6. Aperçu de la page Banque 🏦

• Sur cette page, vous pouvez consulter toutes les transactions bancaires liées au compte de votre client.

Chaque transaction peut être :

• Liée à une facture de revenu ou de dépense existante

• Catégorisée manuellement sous une catégorie appropriée (par ex. : paiement de TVA, remboursement de TVA, etc.)

7. Gérer le tableau d’amortissement 🧮

• À partir d’ici, vous pouvez accéder au tableau d’amortissement de votre client.

En cliquant sur un bien, vous pouvez le marquer comme :

• Cassé ou perdu
• Vendu

Via les trois points, vous pouvez :

• Afficher la dépense liée
• Supprimer le bien si nécessaire

8. Exporter des documents 📁

• Cliquez sur « Plus » → « Exporter vos données » pour télécharger les données de votre client.

• Vous pouvez choisir parmi différentes options d’exportation et sélectionner une période spécifique.

⚠️ Important : l’exportation depuis la page « Exporter vos données » inclut uniquement les documents liés à l’année civile, et non au trimestre.
• Cela signifie que si votre client encode un document de 2024 et le lie au T1 2025, ce document sera inclus dans l’exportation de 2024, et non dans celle de 2025.
• Pour exporter les documents selon leur lien avec un trimestre, vous devez le faire depuis la page de la déclaration TVA.

• Pour exporter les documents sur base de leur lien trimestriel, cela doit être fait via la page de déclaration TVA.

9. Comment télécharger et comprendre le Compte de Résultat 📊

Le compte de résultat est un outil essentiel pour les comptables, notamment lors du traitement des déclarations fiscales des clients.

• Il offre une vue claire de la performance financière de votre client sur une période donnée, en détaillant les revenus, dépenses et le bénéfice.

• Pour télécharger le Compte de Résultat, cliquez simplement sur « Plus » → « Exporter vos données ».

• N'oubliez pas d’indiquer la période souhaitée avant d’exporter le rapport !

• Le fichier Excel fournit une ventilation détaillée des données financières, ce qui facilite l’analyse et la préparation de la documentation nécessaire pour les déclarations fiscales.

Comment lire votre compte de résultat ?

10. Accéder aux Paramètres 🔧

Si vous avez besoin d’un aperçu ou souhaitez modifier les paramètres de votre client dans Accountable, voici comment y accéder :

→ Allez dans Compte → Paramètres. À partir de là, vous pouvez accéder à:

• Données personnelles

• Paramètres fiscaux

• Peppol

• Voitures , où vous pouvez également ajouter un nouveau véhicule.

Assurez-vous de sélectionner la bonne déductibilité de la TVA pour la voiture de votre client. En choisissant le bon pourcentage, le calcul sera automatiquement appliqué aux futures factures liées à cette voiture.

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