Het Expert-platform van Accountable is exclusief ontworpen voor boekhouders en biedt een veilige en efficiƫnte manier om boekhouddossiers en klantgegevens te beheren. Accountants kunnen klantdocumenten raadplegen, bewerken, exporteren, en valideren om deze voor de klant te vergrendelen. Het platform stelt accountants ook in staat om belangrijke documenten te exporteren, btw-aangiften in te dienen en de fiscale aangiften van hun klanten op ƩƩn centrale plek te beheren. Dit gestroomlijnde proces vereenvoudigt het voorbereiden en indienen van aangiften namens klanten, waaronder btw-aangiften (XML-bestand) en klantenlijsten.
1. Stappenplan ā Zetels toewijzen in Accountable voor Boekhouders
Met Accountable voor Boekhouders kunt u eenvoudig zetels (licenties) toewijzen aan uw cliƫnten.
šļø EĆ©n zetel toewijzen:
1ļøā£ Ga naar CliĆ«ntenlijst
2ļøā£ Zoek de cliĆ«nt die je wilt upgraden (moet op het Gratis plan staan en toegang delen met jou)
3ļøā£ Klik op Upgraden
4ļøā£ Een venster opent ā cliĆ«nt geselecteerd
5ļøā£ Klik op Toewijzen
ā
Zetel toegewezen!
š§ Admin + cliĆ«nt ontvangen een bevestiging per e-mail
šļø Meerdere zetels toewijzen:
āOptie 1 ā> Via CliĆ«ntenlijst
1ļøā£ Ga naar CliĆ«ntenlijst
2ļøā£ Vink cliĆ«nten aan die je wilt upgraden (of gebruik de filter Gratis)
3ļøā£ Klik op Zetels toewijzen
4ļøā£ Bevestig met Toewijzen (of koop eerst extra zetels indien nodig)
5ļøā£ Zie toegewezen cliĆ«nten in Zetelbeheer
š§ Admin + cliĆ«nten ontvangen een bevestiging per e-mail
Optie 2 ā> Via Instellingen
ā
1ļøā£ Ga naar Instellingen > Zetelbeheer
2ļøā£ Klik op Zetels toewijzen
3ļøā£ Zoek de cliĆ«nt (Gratis plan + toegang gedeeld)
4ļøā£ Voeg eventueel extra cliĆ«nten toe
5ļøā£ Klik op Toewijzen
6ļøā£ Zie toegewezen cliĆ«nten in Zetelbeheer
š§ Admin + cliĆ«nten ontvangen een bevestiging per e-mail
2. Hoe krijg je toegang tot het account van je klant
Het Expert-platform van Accountable stelt je in staat om toegang te krijgen tot en het beheer te voeren over de accounts van je klanten. Je kunt op twee manieren toegang verkrijgen: je klant geeft je rechtstreeks toegang, of jij stuurt hen een verzoek om verbinding te maken. Hier lees je hoe je aan de slag gaat:
2.1. Klant stuurt jou een uitnodiging āļø
Om toegang te krijgen tot het account van je klant, moet de klant jou eerst een uitnodiging sturen. Dit gebeurt via het e-mailadres dat jij hen bezorgt ā dit is hetzelfde e-mailadres dat je telkens zult gebruiken om hun account te raadplegen.
Zo stuurt je klant een uitnodiging:
Stap 1:
Je klant gaat naar Instellingen ā āGegevensdelingā en klikt op āToegang gevenā aan iemand.
Stap 2:
āZe moeten jouw e-mailadres invoeren (het e-mailadres dat je zult gebruiken om toegang te krijgen tot hun account).
Stap 3: Als accountant ontvang je een e-mail met een uitnodiging. Klik op de link in de e-mail en vul je gegevens in om je expertaccount aan te maken.
Stap 4: Nadat je je expertaccount hebt aangemaakt, ga je naar expert.accountable.eu en log je in met hetzelfde e-mailadres waarmee je je hebt geregistreerd.
Stap 5: Je ontvangt een magische link via e-mail. Zodra je erop klikt, krijg je direct toegang tot het account van je klant.
2.2. Hoe registreer je je op Expert
Als je je wilt registreren voor Expert Accountable zonder dat je bent uitgenodigd door een klant, ga dan gewoon naar expert.accountable.eu en klik op āAanmeldenā.
Vul vervolgens je gegevens in en klik op āAccount aanmakenā om het registratieproces te voltooien.
2.3. Zelf klanten uitnodigen ā
Als je jouw klant eerst wilt uitnodigen, kun je dit eenvoudig doen door te klikken op "Voeg je klanten toe aan Accountable". Voer hun e-mailadres in en verstuur de uitnodiging.
ā ļø Belangrijk: Eenmalige installatie
Deze stappen zijn alleen nodig de eerste keer dat je toegang instelt tot het account van je klant. Zodra je het proces hebt voltooid en je Expertaccount hebt aangemaakt, hoef je de vorige stappen niet opnieuw te doorlopen.
Om veiligheidsredenen word je op het Expertplatform automatisch elke 24 uur uitgelogd.
Om opnieuw toegang te krijgen tot het account van je klant, volg je gewoon Stap 4 en Stap 5. Het is niet nodig om het uitnodigingsproces opnieuw te doorlopen.
2.4. Hoe nodig je collegaās uit voor het account van de klant š„
Om je collegaās toegang te geven tot de accounts van je klanten, volg je deze stappen:
Stap 1: Ga naar Instellingen.
Stap 2: Ga naar medewerkers en nodig je collega uit.
2.5. Hoe verwijder je klanten?
Als je een klant wilt verwijderen of de toegang tot hun account wilt intrekken, klik je eenvoudig op de drie puntjes en selecteer je Trek toegang in.
3. Hoe beheer je de uitgaven van je klant šø
Als expert-accountant kun je de uitgaven van je klant beheren en valideren. Hier lees je stap voor stap hoe je dat doet:
3.1. Uitgaven uploaden š¤
Om uitgaven namens je klant te uploaden:
Klik op Uitgaven uploaden.
Klik vervolgens op Bestand selecteren en kies Ć©Ć©n of meerdere uitgaven om te uploaden.
3.2. Handmatig uitgaven of creditnotaās aanmaken š
Als je handmatig een uitgave of een creditnota moet aanmaken:
Klik op de drie puntjes (optiesmenu) om handmatig een uitgave of creditnota aan te maken.
3.3. Het uitgavendashboard bekijken š
Voor een volledig overzicht van de uitgaven van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
āDit geeft je een volledig overzicht van alle uitgaven, gecategoriseerd per leverancier en per categorie.
3.4. Aftrekbare kosten en kwartaaloverzicht bekijken š¼
Aan de linkerkant van de pagina:
Zie je een overzicht van de aftrekbare kosten voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
3.5. Uitgaven filteren š
Om uitgaven te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties. Zo kun je de uitgaven sorteren op basis van jouw behoeften.
3.6. Wijzigen van fiscale en btw-aftrekbaarheid āļø
Accountable stelt automatisch aftrekbare percentages in voor elke categorie.
Als je deze percentages wilt aanpassen, kun je dat eenvoudig doen door een beetje naar beneden te scrollen en het gewenste percentage in te vullen.
ā ļø Wanneer je een aangepast aftrekbaar percentage invoert, wordt dit niet automatisch toegepast op de hele categorie. Je zult het aangepaste percentage telkens opnieuw moeten invoeren bij het aanmaken van een nieuwe uitgave.
3.7. Uitgaven valideren ā
Na het controleren van de uitgaven die je klant heeft ingevoerd:
Kun je de uitgave opslaan en valideren, of opslaan zonder te valideren.
ā ļø Zodra een uitgave gevalideerd is, kan je klant deze niet meer wijzigen.
ā
āThis is how the invoice looks on your client's account after it is validated.
The lock icon appears on both the expert platform and the clientās interface.
3.8. Hoe koppel je een betaling aan een uitgave?
Je kunt een betaling op twee manieren koppelen:
Via het bankoverzicht: Zoek de transactie en koppel deze rechtstreeks aan de bijbehorende uitgave.
āVia de uitgave zelf: Nadat je de uitgave hebt toegevoegd, scroll je naar beneden en klik je op āHoe werd deze uitgave betaald?ā Selecteer vervolgens de transactie met hetzelfde bedrag.
4. Hoe beheer je de inkomsten van je klant š°
4.1. Inkomstfactuur aanmaken š§¾
-> Om inkomstfacturen aan te maken namens je klant, volg je deze stappen:
Klik op āFactuur aanmakenā.
ā
āVanaf daar kun je een klant toevoegen.
ā
āKies een bestaande klant of maak een nieuwe aan.
-> Wanneer je een item toevoegt aan de inkomstfactuur, moet je het volgende doen:
Voeg een naam toe aan het item.
Eventueel kun je een beschrijving toevoegen.
Selecteer de juiste categorie en voer de prijs in.
Er is ook een optie om te kiezen uit de prijslijst, waar alles al is ingesteld, inclusief naam, categorie en prijs.
-> Nadat de factuur is opgesteld, heb je verschillende opties:
Sla de factuur op en verstuur ze naar de klant.
Sla ze op en sluit af, enzovoort.
-> Opslaan & klaarmaken om te verzenden
Zodra de factuur klaar is, kun je klikken op Opslaan & klaarmaken om te verzenden.
āAls je de factuur via Peppol wilt versturen, klik je op āFactuur verzenden via Peppolā om dit te activeren.
āHetzelfde geldt als je de factuur via e-mail wilt verzenden. Zorg er in dat geval wel voor dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.
-> Opslaan & afsluiten
Als je de factuur alleen wilt opslaan zonder ze meteen te versturen, klik je eenvoudig op Opslaan & afsluiten.
-> Status: niet verzonden!
Als de inkomstfactuur als niet verzonden is gemarkeerd, betekent dit dat het een conceptfactuur is en niet wordt meegerekend in de omzet van je klant.
Als de factuur via een extern e-mailadres is verzonden, kun je ze eenvoudig als verzonden markeren door op het vinkje ā te klikken.
Als alternatief kun je op het e-mailicoon š§ klikken om de factuur rechtstreeks naar de klant te verzenden.
-> De inkomstfactuur kan ook achteraf aan een betaling gekoppeld worden.
Hiervoor klik je op de inkomstfactuur en scroll je naar beneden tot je "Bijkomende informatie" ziet staan.
-> Je hebt ook de optie āOfferteā, waarmee je offertes kunt aanmaken vĆ³Ć³r het opstellen van een factuur en deze naar je klant kunt versturen.
Zodra de offerte is geaccepteerd, kun je klikken op āMaak er een factuur vanā om automatisch een factuur aan te maken op basis van de offerte.
-> Net als bij uitgaven, krijg je bij het klikken op de drie puntjes de volgende opties:
Factuur importeren
Creditnota aanmaken
Creditnota importeren
Niet-factureerbare inkomsten toevoegen (ticket)
Offerte aanmaken
Terugkerende factuur inplannen
ā Niet-factureerbare inkomsten toevoegen:
Je kunt deze functie gebruiken voor verkoop zonder factuur, zoals bij een rechtstreekse betaling aan de kassa. Voorbeelden zijn een arts of kinesist die inkomsten noteert, of een kleine winkelier die een verkoop registreert. Voor dit type verkoop zijn de naam en het adres van de klant van je cliƫnt niet vereist. Deze functie is bedoeld voor inkomsten onder de 250 euro, behalve wanneer het gaat om een dagontvangstenboek.
āJe kunt deze functie ook gebruiken om gegevens uit het dagontvangstenboek van je klant toe te voegen.
āVoor de nodige stappen om dit te doen, kun je de instructies volgen via de link die wordt meegegeven.
4.2. Het inkomstenĀdashboard bekijken š
Voor een volledig overzicht van de inkomsten van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
4.3. Totale inkomsten en kwartaaloverzicht bekijken š
Aan de linkerkant van de pagina zie je:
Een overzicht van de totale inkomsten exclusief btw voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
4.4. Inkomsten filteren š
Om inkomsten te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties, zodat je de inkomsten kunt sorteren op basis van jouw behoeften.
4.5. Klanten beheren en bewerken š¤
Om klanten te beheren en te bewerken:
Ga naar āKlantenā.
Je kunt bestaande klanten opzoeken of klikken op āNieuwe klant toevoegenā om een nieuwe klant aan te maken.
-> Bij het toevoegen van een klant zijn er drie types die je correct moet selecteren:
Bedrijf of organisatie: Voor elke onderneming, zelfstandige of organisatie.
Particulier of organisatie zonder btw-nummer: Voor klanten zonder btw-identificatie.
Diplomaat of diplomatieke organisatie: Voor diplomatieke klanten of instellingen.
4.6. De prijslijst beheren š¼
Om de prijslijst te beheren:
Ga naar āPrijslijstā.
Van daaruit kun je de bestaande prijslijsten bekijken, bewerken of een nieuwe prijslijst toevoegen.
5. Overzicht van de belastingpagina š§¾
De pagina Belastingen geeft je een volledig overzicht van alle fiscale verplichtingen voor het geselecteerde jaar.
5.1. Navigeren tussen jaren š
Bovenaan de pagina kun je het jaar selecteren dat je wilt bekijken.
Zodra een kwartaal is afgesloten en ingediend, is het mogelijk dat dit standaard niet meer zichtbaar is.
Om alle vorige kwartalen te bekijken, klik je rechtsboven op āToon alle 20xxā.
Hierdoor worden alle voorgaande kwartalen opnieuw zichtbaar.
5.2. Deadlines š
Elke fiscale verplichting toont een vervaldatum waarop de deadline afloopt.
5.3. XML-bestand downloaden š»
Als je het XML-bestand wilt downloaden, volg dan de stapsgewijze handleiding die in het artikel is gelinkt.
5.4. Beheren van sociale bijdragen š
Je kunt sociale bijdragen rechtstreeks vanaf deze pagina beheren.
Wanneer het kwartaalbedrag moet worden aangepast, kun je het hier bijwerken.
5.5. Voorafbetalingen van de inkomstenbelasting beheren š³
Als het geschatte bedrag niet correct is, kun je het op elk moment aanpassen door op āWijzigenā te klikken.
5.6. Klantenlisting beheren āļø
Je vindt de klantenlisting voor al je klanten die deze moeten indienen op het scherm Belastingen van het betreffende jaar.
ā ļø Voor klanten die onder de vrijstellingsregeling vallen of btw-vrijgesteld zijn, zie je de klantenlisting pas zodra zij klanten hebben toegevoegd. Als er geen klanten zijn, verschijnt de listing niet.
In tegenstelling tot btw-plichtige klanten: zelfs als er geen klanten in de klantenlisting staan, zie je hier toch ā0 klantenā vermeld. Dit komt omdat zij verplicht zijn om ook een nihil-klantenlisting in te dienen.
5.7. Intercommunautaire listing beheren āļø
Je vindt de intercommunautaire listing voor al je klanten die deze moeten indienen op het belastingenscherm van het betreffende kwartaal.
5.8. Bijzondere btw-aangifte beheren āļø
Voor klanten onder de vrijstellingsregeling of btw-vrijgestelde klanten vind je de bijzondere btw-aangifte terug in het belastingenscherm van het betreffende kwartaal.
5.9. Toegang tot belastinginstellingen āļø
Klik op het instellingenicoon om de pagina met belastinginstellingen te openen.
Vanaf hier kun je het volgende aanpassen:
Winstschatting
Het bedrag dat je op de belastinglijst wilt zien
Het jaar vanaf wanneer de belastingen moeten worden berekend
Jouw btw-regeling
Instellingen voor voorafbetalingen van belastingen
5.10. Impact van winstschatting š
Het kiezen van een winstschatting voor je klant is belangrijk, omdat er verschillende manieren zijn om deze te bepalen.
āElke keuze heeft een ander effect op de sociale bijdragen en de voorafbetalingen van belastingen in Accountable ā dit kan leiden tot hogere of lagere bedragen, afhankelijk van de geselecteerde optie.
ā
Dit heeft ook invloed op de belastingbanner op de belastingpagina. Daar wordt de belastbare winst voor het huidige jaar weergegeven, samen met de geschatte jaarlijkse inkomstenbelasting op basis van de ingevoerde winstschatting.
5.11. Winst- en verliesoverzicht š
Klik op het grafiekicoon om een samenvatting te bekijken van de jaarlijkse winst en verlies van je klant.
ā
5.12. Handmatige boekingen āļø
Je kunt handmatig correcties of toevoegingen invoeren, zowel voor inkomsten als voor uitgaven.
6. Overzicht van de Bankpagina š¦
Op deze pagina kun je alle banktransacties bekijken die gekoppeld zijn aan het account van je klant.
āElke transactie kan:
Gekoppeld worden aan een bestaande inkomsten- of uitgavenfactuur.
Handmatig gecategoriseerd worden onder een passende categorie (bijv. btw-betaling, btw-teruggave, enz.).
7. Beheer van de afschrijvingstabel š§®
Vanaf hier krijg je toegang tot de afschrijvingstabel van je klant.
Door op een activum te klikken, kun je het markeren als:
Defect of verloren
Verkocht
ā
Via de drie puntjes kun je:
De gekoppelde uitgave bekijken
Het activum verwijderen indien nodig
8. Documenten exporteren š
Klik op āMeerā ā āExporteer je gegevensā om de gegevens van je klant te downloaden.
āJe kunt kiezen uit verschillende exportopties en een specifieke periode selecteren.
ā ļø Belangrijk: De export via de pagina āExporteer je gegevensā bevat enkel documenten die gelinkt zijn aan het kalenderjaar, niet aan het kwartaal.
Dit betekent dat als je klant bijvoorbeeld een document uit 2024 invoert en dit koppelt aan Q1 2025, het document niet in de export van 2025 zal verschijnen, maar wel in die van 2024.
Wil je documenten exporteren op basis van hun kwartaalvermelding, dan moet je dit doen via de btw-aangiftepagina.
Om documenten te exporteren op basis van hun koppeling aan een kwartaal, moet je dit doen via de btw-aangiftepagina.
9. Hoe de winst- en verliesrekening (P&L) downloaden en interpreteren
De winst- en verliesrekening (Profit & Loss ā P&L) is een essentieel hulpmiddel voor accountants, vooral bij het opstellen van de aangifte personenbelasting voor je klanten. Ze biedt een duidelijk overzicht van de financiĆ«le prestaties van je klant over een specifieke periode, met details over inkomsten, uitgaven en winst.
Om de P&L te downloaden:
Klik op āMeerā ā āExporteer je gegevensā om de P&L van je klant te downloaden. Vergeet niet om de gewenste periode in te stellen vĆ³Ć³r je exporteert!
ā
Het Excel-bestand biedt een gedetailleerd overzicht van de financiƫle gegevens, waardoor het eenvoudiger wordt om deze te analyseren en de nodige documenten voor de belastingaangifte voor te bereiden.
10. Toegang tot Instellingen š§
Als je een overzicht wilt krijgen of de instellingen van je klant in Accountable wilt aanpassen, doe je het volgende:
-> Ga naar Account ā Klantgegevens. Vanaf hier heb je toegang tot:
Persoonlijke gegevens
ā
Belastinginstellingen
ā
Peppol
ā
Toegevoegde voertuigen, waar je ook een nieuw voertuig kunt toevoegen.
Zorg ervoor dat je de juiste BTW-aftrekbaarheid voor de auto van je klant selecteert. Het kiezen van het juiste percentage zal de berekening automatisch toepassen op toekomstige facturen die betrekking hebben op die auto.
