💡 Waar gaat dit artikel over?
Als freelancer in België ben je niet automatisch BTW-plichtig vanaf dag één. Je kunt gebruik maken van de BTW-vrijstellingsregeling, een vereenvoudigd stelsel dat kleine ondernemingen vrijstelt van het aanrekenen en aangeven van BTW, zolang je jaarlijkse omzet onder €25.000 blijft.
Maar wat gebeurt er wanneer je die drempel nadert of overschrijdt? En wie kan er eigenlijk beter kiezen voor BTW-plicht, zelfs vóór die drempel bereikt is? Dit artikel beantwoordt beide vragen en geeft je een praktische checklist om de overgang goed te beheren.
Wanneer wordt een zelfstandige BTW-plichtig?
Er zijn vier situaties die je als Belgische freelancer BTW-plichtig maken:
1. Je overschrijdt €25.000 jaarlijkse omzet
Dit is de meest voorkomende trigger. Zodra één factuur je cumulatieve omzet boven €25.000 duwt, moet je BTW aanrekenen, vanaf die factuur, niet met terugwerkende kracht.
2. Je kiest er niet voor om de vrijstellingsregeling aan te vragen bij de start
De vrijstelling is niet automatisch. Wanneer je je activiteit registreert (via formulier 604A), kies je actief of je de vrijstelling aanvraagt of niet. Doe je dit niet, dan ben je BTW-plichtig vanaf de eerste gefactureerde euro.
3. Je activiteit is uitgesloten van de vrijstellingsregeling
Sommige activiteiten kunnen de vrijstelling niet genieten voor hun volledige economische activiteit, ongeacht de omzet. Dit zijn:
BTW-eenheden (zoals gedefinieerd in art. 4, §2 van het Belgisch BTW-Wetboek)
Ondernemingen die regelmatig bouwwerkzaamheden uitvoeren (onroerende werken zoals gedefinieerd in art. 19, §2 van het BTW-Wetboek) en aanverwante handelingen. Opmerking: dit geldt niet voor alle aannemingsgerelateerde bedrijven, alleen voor diegenen die op niet-occasionele basis onroerende werken uitvoeren
Horecabedrijven die verplicht zijn een geregistreerd kassasysteem te gebruiken: uitbaters van inrichtingen waar regelmatig maaltijden worden genuttigd, en traiteurs die regelmatig cateringdiensten verlenen en verplicht zijn een kasticket uit te reiken
Ondernemingen die regelmatig gebruikte materialen, industrieel en niet-industrieel afval, terugwinningsafval, gedeeltelijk verwerkt afval en puin leveren (zoals opgesomd bij Koninklijk Besluit)
Val je in één van deze categorieën, dan ben je verplicht BTW-plichtig vanaf het begin.
4. Je kiest vrijwillig voor BTW-plichtige status
Zelfs als je omzet onder €25.000 ligt, kun je ervoor kiezen BTW-plichtig te worden. Dit kan in bepaalde situaties strategisch interessant zijn, meer hierover hieronder.
Voor wie is de vrijstellingsregeling de juiste keuze?
De vrijstellingsregeling is geschikt als:
Je voornamelijk met particulieren werkt (B2C): geen BTW aanrekenen maakt je prijzen competitiever, omdat je klanten de BTW toch niet kunnen recupereren.
Je weinig BTW-aftrekbare bedrijfskosten hebt in België: als je niet veel materiaal aankoopt of grote investeringen doet, is er weinig BTW te recupereren, waardoor het aftrekvoordeel van BTW-plichtig zijn beperkt is.
Je je boekhouding eenvoudig wilt houden: geen periodieke BTW-aangiften, geen maandelijkse klantenlijst, enkel een jaarlijkse aangifte personenbelasting en een jaarlijkse klantenlijst.
Je net begint en verwacht de eerste één of twee jaar comfortabel onder €25.000 te blijven.
💡 Werk je voornamelijk met bedrijven (B2B)?
BTW-plichtige status is dan vaak voordeliger. Je klanten kunnen de BTW die je aanrekent recupereren, waardoor het prijsverschil verdwijnt. En cruciaal: je kunt de BTW op al je eigen aankopen en investeringen aftrekken. Als je aanzienlijke kosten hebt of uitsluitend B2B werkt, kan BTW-plichtig worden, zelfs vrijwillig onder de drempel, de slimmere financiële keuze zijn.
Hoe wordt de drempel van €25.000 berekend?
De drempel geldt voor je jaarlijkse omzet exclusief BTW en beslaat een volledig kalenderjaar (januari tot december).
Wat telt mee voor de €25.000:
Alle leveringen van goederen en diensten die normaal aan BTW onderworpen zijn
Uitvoer en intracommunautaire leveringen van goederen
Inkomsten uit BTW-vrijgestelde onroerendgoedverhuur
Wat telt NIET mee:
Verkoop van investeringsgoederen (bv. een bedrijfswagen die je verkoopt)
Diensten geleverd aan B2B-klanten gevestigd in een andere EU-lidstaat (deze vallen onder de verlegging van heffing en zijn buiten België gelokaliseerd)
Inkomsten vrijgesteld onder art. 44 van het Belgisch BTW-Wetboek (bv. therapeutische medische diensten, onderwijs)
⚠️ Start je halverwege het jaar?
Als je je activiteit gedurende het jaar opstart, wordt de drempel van €25.000 pro rata verminderd voor de resterende dagen van het kalenderjaar. Als je bijvoorbeeld op 1 juli begint, bedraagt je drempel voor dat jaar ongeveer €12.500.
Wat gebeurt er als je de drempel overschrijdt?
Overschrijding met maximaal 10% (tot €27.500): Je kunt de vrijstelling behouden tot het einde van dat kalenderjaar, als eenmalige administratieve tolerantie. Vanaf 1 januari van het volgende jaar schakel je over naar het normale BTW-stelsel. Deze tolerantie geldt alleen als de overschrijding zowel occasioneel als binnen de 10% valt.
Overschrijding met meer dan 10% (boven €27.500): Je moet onmiddellijk overschakelen, vanaf de factuur die de overschrijding veroorzaakte. Er is geen eindejaarsovergangsperiode.
Checklist: overstap van vrijstelling naar BTW-plicht bij €25.000
Volg deze stappen in volgorde wanneer je de drempel nadert of overschrijdt.
Stap 1: Volg je omzet het hele jaar op. Ga in Accountable naar het tabblad Belastingen. Onderaan vind je de tracker voor de BTW-vrijstellingsdrempel, met een grafiek van je huidige vrijstellingsomzet en een projectie tot het jaareinde. Controleer dit regelmatig, vooral in de tweede helft van het jaar.
Stap 2: Identificeer de eerste factuur die de drempel triggert. BTW is van toepassing vanaf die factuur, niet met terugwerkende kracht op al uitgereikte facturen. Die specifieke factuur moet volledig worden belast.
Stap 3: Vul formulier 604B online in. Dien de BTW-identificatiewijzigingsaangifte (formulier e-604B) in via MyMinfin of via je ondernemingsloket. Dit stelt de belastingdienst officieel op de hoogte van je regimewijziging.
Stap 4: Begin met BTW-facturen vanaf de triggeringfactuur. Pas het juiste BTW-tarief toe op je diensten: 21% is het standaardtarief voor de meeste freelancediensten. 12% en 6% gelden voor specifieke categorieën. Bij twijfel is 21% de veilige keuze voor intellectuele diensten.
Stap 5: Controleer of je BTW kunt terugvorderen die je vóór de overstap betaalde. Toen je onder de vrijstellingsregeling viel, kon je geen BTW aftrekken op aankopen. Nu je overstapt, kun je mogelijk een deel recupereren van BTW die je al betaalde op:
Goederen en diensten die op het moment van de wijziging nog niet gebruikt of verbruikt waren
Investeringsgoederen die nog bruikbaar zijn binnen hun herzieningstermijn (5 jaar voor de meeste activa, 15 jaar voor gebouwen)
Om dit te claimen, moet je binnen 3 maanden na de regimewijziging een inventaris van je voorraad en een lijst van nog in gebruik zijnde kapitaalgoederen indienen bij het BTW-kantoor. Dit is een strikte deadline, mis hem niet.
Stap 6: Pas je BTW-type aan in Accountable. Ga naar Menu ➜ Instellingen ➜ Belastinginstellingen ➜ BTW-type ➜ selecteer "BTW-plichtig". Na de update worden toekomstige facturen en kosten behandeld onder je nieuwe regime.
Stap 7: Stel je BTW-aangiftefrequentie in. Als nieuwe BTW-plichtige start je doorgaans als kwartaalaangever. Je kunt dit controleren en aanpassen in Accountable onder Instellingen ➜ Belastingen ➜ Aangifteperiode.
🚨 Belangrijk: kun je terug naar de vrijstellingsregeling?
Eenmaal je de vrijstellingsregeling verlaat, vrijwillig of omdat je de drempel overschreed, kun je er niet onmiddellijk naar terugkeren. Je kunt vroegst opnieuw aanvragen op 1 januari van het tweede kalenderjaar na de wijziging.
Voorbeelden:
Je stapt over op 1 juli 2026 → vroegste terugkeer: 1 januari 2028
Je overschrijdt de drempel in 2026 → je bent onderworpen aan het normale BTW-stelsel in 2027 → vroegste terugkeer: 1 januari 2028
En uiteraard moet je opnieuw aan de voorwaarden voldoen (omzet onder €25.000, in aanmerking komende activiteit).
Vragen over je overstap naar BTW-plichtige status? Je Accountable belastingcoach staat voor je klaar. 😊